CABILDO DE FUERTEVENTURA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS TOMO III. PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE PATRIMONIO

CFUE_AGP_MNP-T3-V.2.docx
Versión: 2.0
Referencia: AGP

ÍNDICE
INTRODUCCIÓN	2
Objetivo del documento: tomo III del manual de normas y procedimientos	3
Estructura del documento	3
Actualización del documento	3
Evolución	4
DISEÑO DEL MODELO	5
Introducción	6
Requerimientos para la gestión de patrimonio	6
Grado de descentralización del modelo	7
METODOLOGÍA	9
Estructura del procedimiento	10
Flujograma	10
PROCEDIMIENTOS	13
Catálogo de procedimientos	14
P.1.000 Procedimiento de adquisición por compra de bienes muebles	15
P.2.000 Procedimiento de mejoras sobre inmuebles tramitadas mediante única factura	23
P.3.000 Procedimiento de adquisición de bienes inmuebles	30
P.4.000 Procedimiento de obra en curso	38
P.5.000 Procedimiento de adquisición sin contraprestación económica en capítulo 6	49
P.6.000 Procedimiento de baja de bienes sin contraprestación económica	58
P.7.000 Procedimiento de baja de bienes por enajenación o venta	66
P.8.000 Procedimiento de permuta pura	72
P.9.000 Procedimiento de permuta con pago en metálico	80
P.10.000 Procedimiento de permuta con cobro en metálico	88
P.11.000 Procedimiento de operaciones revertibles de entrega	96
P.12.000 Procedimiento de operaciones revertibles de regreso	102
P.13.000 Procedimiento de operaciones jurídicas	108
P.20.000 Procedimiento de traslado de bienes sin cambio de servicio gestor	114
P.21.000 Procedimiento de traslado con cambio de servicio gestor	119
P.22.000 Procedimiento de salidas temporales de bienes	124
P.23.000 Procedimiento de revisión periódica de bienes	129
P.25.000 Procedimiento de actualización del manual de normas y procedimientos	136
P.26.000 Procedimiento de documentación de bienes inmuebles	138
P.27.000 Procedimiento de control de activación	142
P.28.000 Procedimiento de cierre del ejercicio	145

1	INTRODUCCIÓN

OBJETIVO DEL DOCUMENTO: TOMO III DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

El presente documento constituye el tomo III del manual de normas y procedimientos y tiene por objeto la definición del modelo de gestión de patrimonio así como de los procedimientos y funciones de los responsables mediante los que se realizará la gestión de patrimonio en el Cabildo de Fuerteventura.

ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO

Este documento se ha estructurado en los apartados detallados a continuación, además de esta introducción.

Capítulo 2 de Diseño del modelo donde se recogen la definición y características del modelo de gestión implantado en el Cabildo de Fuerteventura.

Capítulo 3 de Metodología. El objeto de este capítulo es recoger la metodología utilizada para la redacción de los procedimientos y la elaboración de los diagramas de flujos o, también llamados, flujogramas.

Capítulo 4 de Procedimientos. El objeto de este capítulo es recoger la descripción detallada de los procedimientos de gestión del modelo, en base al diseño del mismo, mediante los que se realizará la gestión integral del patrimonio de Organización.

ACTUALIZACIÓN DEL DOCUMENTO

Este manual de normas y procedimientos ha de ser un documento vivo y, por tanto, sujeto a revisiones para adaptarlo a las necesidades continuas del Cabildo de Fuerteventura. La modificación del mismo será realizada por el Responsable de la aplicación de gestión patrimonial a propuesta de cualquier Servicio Gestor y, una vez estudiada y consensuada con Contabilidad, la viabilidad de la misma.

El Responsable de la aplicación de gestión patrimonial procederá a modificar el documento, cambiándole el nombre, incluyendo la nueva fecha de revisión, así como el número de versión que se tratara (por ejemplo, versión: 2.0) y que incluirá en el pie del mismo.

Una vez introducidos los cambios, el Responsable de la aplicación de gestión patrimonial comunicará a los Servicios Gestores las modificaciones realizadas, remitiéndoles los cambios producidos para su conocimiento.

Este procedimiento se ha de realizar con la periodicidad necesaria para atender los cambios sugeridos, intentando concentrar en lo posible las necesidades planteadas por los Servicios Gestores y ofreciendo soluciones consensuadas.

EVOLUCIÓN

En este apartado se detalla la evolución del documento en revisiones efectuadas.

Fecha	Informe	Revisión	
31.07.07	CFUE_P1058_MNP-T3-V.0	Borrador	
15.10.07	CFUE_P1058_MNP-T3-V.1	1.0	
26.11.18	CFUE_AGP_MNP-T3-V.2	2.0	

2	DISEÑO DEL MODELO

INTRODUCCIÓN

Los procedimientos implantados en el Cabildo de Fuerteventura para la gestión del patrimonio tienen como principal objetivo recoger la información relacionada con los bienes allí donde se produce y, ofrecer la información sobre el patrimonio necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tanto legales como de gestión de la Entidad, asegurando el mantenimiento de la información al día y ayudando a la ordenación de los procesos administrativos.

Estos procedimientos articulan en último término las actuaciones, funciones y responsabilidades de cada uno de los órganos que intervienen así como la documentación a utilizar y las operaciones a realizar.

REQUERIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE PATRIMONIO

Como requerimientos a la gestión de patrimonio se plantean los siguientes:

El modelo de gestión debe facilitar la gestión integral del patrimonio reflejando las circunstancias físicas, jurídicas, económicas y contables de los bienes que conforman el patrimonio de la Organización y que facilite el control del inventario.

A su vez debe mantener el inventario de bienes y derechos como expresión en cualquier momento de su realidad patrimonial.

Debe servir a los procedimientos de gestión patrimonial proporcionando en su caso, los datos precisos para cada una de las operaciones sobre los bienes de patrimonio.

Debe ser un modelo que establezca un flujo continuo de información entre el sistema de gestión de patrimonio y la contabilidad, al objeto de proporcionar los datos necesarios para el reflejo contable de las variaciones, composición y situación de los bienes incluidos en el sistema, posibilitando la elaboración de las cuentas y estados que, en relación con los mismos, deban rendirse.

GRADO DE DESCENTRALIZACIÓN DEL MODELO

Para la gestión del patrimonio el Cabildo de Fuerteventura propone y opta por un modelo descentralizado, teniendo en el Responsable de la aplicación de gestión patrimonial y Contabilidad sus actores principales.

Entendemos por descentralización la delegación de funciones entre los Servicios Gestores del Cabildo de Fuerteventura implicados en la gestión del patrimonio, aún sin tener personalidad jurídica propia (estrictamente emplearíamos el término descentralización entre Entes con personalidad jurídica propia o entre distintas administraciones). Se trata realmente de una desconcentración de los servicios administrativos implicados en la gestión del patrimonio. En cualquier caso continuaremos utilizando el término descentralización en su acepción más funcional y en aras de un mejor entendimiento.

La gestión descentralizada del patrimonio supone un paso más en la aplicación de los principios generales que deben regir en la administración y todas sus actuaciones, de acuerdo a los principios de eficiencia, eficacia, desconcentración y coordinación.

Si bien la conformación del inventario de bienes es función y responsabilidad del Responsable de la aplicación de gestión patrimonial, en el modelo de gestión propuesto toman un papel activo los Servicios Gestores, en cuanto deberán responsabilizarse de todos los bienes que obren en su poder y realizar las correspondientes comunicaciones a las unidades afectadas en cada caso, de manera que la toma de los datos se produzca en el momento y lugar en la que cada uno de los bienes del Cabildo ve alterado en cualquiera de sus datos.

El papel asignado a los Servicios Gestores, en materia de gestión de patrimonio, se concreta en las siguientes actuaciones:

Responsabilizarse de todos los bienes que obren en su poder y, realizar las correspondientes comunicaciones al Responsable de la aplicación de gestión patrimonial, de manera que la toma de los datos se produzca en el momento y lugar en el que cada uno de los bienes del Cabildo de Fuerteventura ve alterado en cualquiera de sus datos.

Recopilar toda la información para la gestión patrimonial de acuerdo a los procedimientos expuestos en este documento y, de acuerdo a la información contenida en el Tomo I del Manual de Normas y Procedimientos.

La delegación de estas funciones en los Servicios Gestores se realiza en base a un análisis pormenorizado de toda la casuística posible en relación con los bienes y operaciones existentes en el Cabildo de Fuerteventura sin perjuicio de que, en fases sucesivas, se asignen mayores competencias en la gestión de patrimonio a los Servicios Gestores.

Entre las principales funciones del Responsable de la aplicación de gestión patrimonial, además de las comentadas anteriormente, se encuentran las siguientes:

Conocer en detalle el manual de normas y procedimientos para dar soporte a las dudas que se plantean en los Servicios responsables de los bienes, tomando las decisiones pertinentes en aspectos sobre los que no exista norma.
Conocer y mantener las localizaciones físicas existentes en el Cabildo de Fuerteventura, para que de esta forma, se puedan localizar los bienes.

Controlar el adecuado cumplimiento de los procedimientos tanto de actuación sobre bienes como de gestión y de control.

Centralizar y consensuar las sugerencias de mejoras de normas y procedimientos realizadas por los Departamentos, para que sean aprobadas en el Cabildo.

Iniciar procedimientos de revisiones para el control del inventario con el fin de que éste se corresponda con la realidad y esté informado con todos los datos obligatorios definidos en el Reglamento de Bienes de Entes Locales.

Anualmente, realizar la rectificación del inventario con la emisión del listado de altas, bajas y modificaciones del ejercicio así como con los ceses de Corporación.

Dada la implicación contable de las operaciones realizadas sobre el patrimonio y el papel relevante que adopta Contabilidad en el modelo de gestión implantado en la Entidad, además de las competencias y responsabilidades que les pertenecen como un Servicio Gestor más, se añade las siguientes:

Contabilizar los asientos que procedan, propuestos por la aplicación informática de gestión de patrimonio, en la aplicación informática contable, tras los procesos de control requeridos para este tipo de operaciones.

3	METODOLOGÍA

ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO

Los procedimientos definidos se han diseñado para garantizar:

El cumplimiento de los trámites y procedimientos previstos por la normativa actual que regula las diferentes transacciones y operaciones en el Cabildo de Fuerteventura.
La protección y salvaguardia de los bienes y derechos de la Entidad.

Cada uno de los procedimientos se define en un apartado diferente distinguiendo, para cada uno de ellos:

Objeto y alcance del procedimiento.
Flujograma, según la metodología expuesta en el apartado siguiente.
Identificación de las unidades orgánicas implicadas, con el detalle de sus competencias y responsabilidades.
Documentos que genera, con indicación de su denominación. Se hace mención expresa de los documentos generados por la gestión patrimonial, no detallando la documentación requerida para la tramitación del Expediente que sigue el procedimiento administrativo establecido en el Cabildo de Fuerteventura.

FLUJOGRAMA

El procedimiento del presente documento está diseñado mediante Diagrama de Flujos o ‘Flujograma’ y realizado con la herramienta Microsoft Visio. Este procedimiento está diseñado de forma que es fácil ‘rediseñarlos’ permitiendo adaptarlos a los cambios del Cabildo de Fuerteventura.

El Flujograma expresa de forma gráfica la secuencia ordenada de operaciones a realizar en un proceso o parte de él y la manera de realizarlas. Con él se explica, a través de símbolos y texto condensado, las fases, actividades y tareas que componen el proceso. En su parte superior figura el nombre del procedimiento, que aparece ordenado por fases, así como los participantes en el mismo.

En definitiva, a través de los Flujogramas:

Se identifica y documental procedimiento, lo que permite estandarizar el proceso.

Permite la fácil actualización del proceso cuando las condiciones del mismo cambien.

Identifica quienes son los actores principales y cómo actúan, identificando así mismo, los productos resultantes en cada fase.

Permite el entendimiento de lo que ocurre, de las informaciones y documentos que se involucran en el proceso.

El significado de los gráficos utilizados en el flujo es según se detalla a continuación.

Simbología						Significado	
						Inicio o fin de flujo.	
						Cualquier operación que se realiza manualmente (recepción de bienes, traslado de bienes…) así como la firma de documentos.	
  
  						Documento generado manualmente por los sistemas de información del
Cabildo de Fuerteventura.	

							

  
  						Documento generado por la aplicación informática de gestión de Patrimonio. Se indica entre paréntesis el número de firmas que el mismo acumula, así como el estado del mismo (por ej. ‘Propuesto’; Validado Patrimonialmente
‘VP’; Validado Contablemente ‘VC’)	
						Documento externo al Cabildo de Fuerteventura. Por ejemplo, una factura.	

							

							
							
  						Expediente administrativo.	

							

						Cualquier operación que se realiza a través del sistema informático de Patrimonio.	
						Cualquier operación que se realiza a través del sistema informático de Contabilidad.	
						Cualquier elaboración de documentos que se realiza a través de un procesador de textos, como por ejemplo el WORD	
						Punto de decisión entre dos o más líneas de actuación en su diagrama de flujo.	
						Conector de página.	
						Conector de flujo de proceso a través de un número secuencial seguido de la página en la que se encuentra. Por ejemplo: “1/3” significa, conector “1” existente en la página 3 del flujo.	

ORGANIZAC				
N		Organización externa al Cabildo de Fuerteventura.	

IÓ EXTERNA

Anotación

Separador de fases.

Notas u observaciones al procedimiento.

Referencia a otro Procedimiento.

Recepción de bienes.

Envío de documentación.

Información en formato digital

Significado

Simbología

<fase>

4	PROCEDIMIENTOS

CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS

El objetivo de este capítulo es la definición de los procedimientos mediante los que se efectúa la gestión del patrimonio en el Cabildo de Fuerteventura.

A raíz del estudio realizado de todas las operaciones que afectan al Patrimonio de la Organización, se han identificado como necesarios los siguientes procedimientos de gestión:

Procedimientos de actuación sobre bienes:

P.1.000: Adquisición por compra de bienes muebles.
P.2.000: Mejoras en bienes inmuebles adquiridas mediante factura única.
P.3.000: Adquisición por compra de bienes inmuebles.
P.4.000: Adquisición por obra en curso.
P.5.000: Adquisición de bienes sin contraprestación económica en capítulo 6.
P.6.000: Baja de bienes sin contraprestación económica.
P.7.000: Baja de bienes con contraprestación económica.
P.8.000: Permuta pura.
P.9.000: Permuta con pago en metálico.
P.10.000: Permuta con cobro en metálico.
P.12.000: Operaciones revertibles de entrega.
P.13.000: Operaciones revertibles de regreso.
P.14.000: Operaciones jurídicas.

Procedimientos de gestión y control de bienes:

P.20.000: Traslado sin cambio de servicio gestor.
P.21.000: Traslado con cambio de servicio gestor.
P.22.000: Salidas temporales de bienes.
P.23.000: Revisión periódica de bienes.
P.25.000: Actualización del manual.
P.26.000: Documentación de bienes Inmuebles.
P.27.000: Control de activación.
P.28.000: Cierre de ejercicio.

P.1.000 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR COMPRA DE BIENES MUEBLES

Objeto y alcance del procedimiento

El procedimiento de adquisición por "Compra de bienes muebles" tiene como objetivo recoger toda la información necesaria para el sistema de gestión de patrimonio, de adquisición de nuevos bienes o mejoras de bienes muebles, siempre y cuando exista un desembolso económico por parte del Cabildo de Fuerteventura.

El tipo de adquisición de bienes considerado en este procedimiento es el que se relaciona a continuación, descrito en el Tomo II de Operaciones Patrimoniales:

Compra.

Fases

Las fases establecidas para este tipo de procedimiento son:

1.100. Inicio del procedimiento.
1.200. Propuesta de alta.
1.300. Validación patrimonial.
1.400. Contabilización de la operación.

Descripción del procedimiento

A continuación se detalla de forma gráfica el flujo del procedimiento:

P.1.000 COMPRA DE BIENES MUEBLES	(Pág. 1)

1.100

Servicio Gestor

Inicio

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial
Fase. Inicio del procedimiento
El Procedimiento, con independencia del expediente administrativo seguido, se inicia con la conformidad de la factura.

La factura se tramita de acuerdo al procedimiento administrativo
 	establecido en el Cabildo.

Factura
(Conformada)

Consulta TOMO I
‘Criterios de Gestión Bienes’

¿El bien no está incluido en las listas de
NO	bienes?

P.25.000
Actualización del Manual

SI

¿Existe la localización física donde se encuentra el bien?

NO

Comunica necesidad de localización física

Comunica necesidad de localización física

Esta comunicación se realiza mediante correo electrónico. En caso de no ser posible, se remitirá un oficio.

Alta Localización Física

SI

Comunica alta de localización

Comunica alta de localización

Pág.2

P.1.000 COMPRA DE BIENES MUEBLES	(Pág. 2)
Servicio Gestor	Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

1.200

Pág.1

Fase. Propuesta de Alta

Registra bienes

1 		Subsanación  

Registra los bienes (según lo establecido en el TOMO I de  ‘Criterios   de Gestión de Bienes’), con la siguiente contenido de información mínima:
- Clasificación a la que pertenece el bien.
Descripción del bien,
Marca, modelo y nº de serie, en caso que proceda.
Fecha de alta, la de la factura.
Localización física en la que se encuentre el bien, si procede.
Valor: según factura, IVA incluido (excepto que sea deducible).
Tercero (Proveedor).

Propuesta de Alta

Incorpora el bien o bienes a una Propuesta de Alta para que sean validados patrimonialmente.

Consecuencia de la operación se emite el documento de “Alta de bienes”.

  

Alta de Bienes
(Propuesta)

Alta Patrimonio (Propuesta)

¿Hay sustitución de bienes?

Firma Jefe SG (F1)

SÍ

P.6.000
Bajas de Bienes sin contraprestación

En el caso de adquisición de bienes por sustitución de otros, el Servicio Gestor debe iniciar un procedimiento de baja, identificando los bienes que causan baja.

Alta de Bienes
(Propuesta)	NO
(F1)

Firma Consejero Área
(F2)

Alta de Bienes (Propuesta) (F1, F2)

Factura
(Conformada)	RC

Alta de Bienes (Propuesta) (F1, F2)

Factura
(Conformada)

RC	Pág.3

P.1.000 COMPRA DE BIENES MUEBLES	(Pág. 3)

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

Servicio Gestor

1.300

Pág.2

Fase. Validación Patrimonial

 	 	

Alta Patrimonio (Propuesta)

Alta de Bienes (Propuesta) (F1, F2)

Factura
(Conformada)	RC

¿Correcto?

NO, devuelve al SG

1/2

Valida Patrimonialmente

SI

Firma Responsable y Técnico
(F3), (F4)

Alta Patrimonio (VP)

Alta de Bienes
(VP)

1.400

(F1, F2, F3, F4)

Alta de Bienes
(VP)
(F1, F2, F3, F4)
Fase. Contabilización de la operación

Elabora propuesta de reconocimiento de la obligación

Propuesta de reconocimiento de la obligación

Pág.4

P.1.000 COMPRA DE BIENES MUEBLES	(Pág. 4)

Servicio Gestor	Contabilidad

Pág.3

Alta de Bienes
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Factura
(Conformada)

Propuesta de reconocimiento de la obligación

Envía	   
Alta de Bienes
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Factura
(Conformada)

Propuesta de reconocimiento de la obligación

Una vez que Contabilidad recibe del Servicio Gestor los documentos de ‘Alta de bienes’, ‘factura conformada’ y ‘propuesta de reconocimiento de la obligación’, los fiscaliza. Como consecuencia de esto obtiene el documento ‘propuesta de reconocimiento de la obligación’ fiscalizado.

Fiscaliza

Propuesta de reconocimiento de la obligación (Fiscalizado)

Envía

Propuesta de reconocimiento de la obligación (Fiscalizado)

Elabora resolución de reconocimiento de la obligción

Resolución de reconocimiento de la obligación

Envía

Resolución de reconocimiento de la obligación

En este momento el alta patrimonial queda contabilizada

Contabiliza operación contable

     	Documento
 		Contable

Firma (F5)

Documento Contable con Anexo de Bienes
(Contabilizado)	 	

Fin

Alta de Bienes
(VC)
(F1, F2, F3, F4, F5)

Competencias y responsabilidades

Las responsabilidades y competencias de cada uno de los intervinientes en este procedimiento son las siguientes:

Servicio Gestor

En la fase de Inicio del procedimiento:

Conformidad de la factura. Las facturas se tramitan de acuerdo al procedimiento existente en el Cabildo.
Consulta al Tomo I del Manual de Normas y Procedimientos de ‘Criterios de Gestión de Bienes’ y verifica que el bien está incluido en las listas de bienes. Si no está en la lista, inicia el procedimiento de Actualización del Manual.
En el caso de que el alta del nuevo bien suponga una nueva localización física, comunica esa circunstancia al Responsable de la aplicación de gestión patrimonial para que proceda a su alta en la aplicación de gestión de patrimonio. Esta comunicación se realizará mediante un correo electrónico. En caso de no ser posible, mediante oficio.

En la fase de Propuesta de Alta:

Registra los bienes (según lo establecido en el Tomo I de ‘Criterios de Gestión de Bienes’) en la aplicación informática de gestión de patrimonio con la siguiente información mínima:
Clasificación a la que pertenece el bien.
Descripción del bien, la descripción ha de comenzar por la que figura en la relación contenida en el apartado de ‘Bienes objeto de inventario’ de la Clasificación, según el Tomo I de ‘Criterios de Gestión de Bienes’
Marca, modelo y nº de serie, en caso que proceda.
Fecha de alta, la de la factura.
Localización física en la que se encuentre el bien, si procede.
Valor: según factura, IVA incluido (excepto que sea deducible).
Tercero (Proveedor).
Subsana las deficiencias en el registro del bien, en caso de que existiesen.
Incorpora el bien o bienes a una propuesta de alta en la aplicación informática de gestión de patrimonio, obteniendo el documento ‘Alta de Bienes’.
El Jefe del Servicio Gestor y el Consejero de Área firman el documento ‘Alta de Bienes’.
Envía el documento ‘Alta de Bienes’ al Responsable de la aplicación de gestión patrimonial, junto con la factura y el documento de retención de crédito para su validación patrimonial.
En caso de que se adquieran los bienes para sustituir otros ya existentes, inicia el procedimiento de baja que corresponda por los que se sustituyen.

En la fase de Validación patrimonial:

Recibe el documento ‘Alta de Bienes’ validado patrimonialmente.

En la fase de Contabilización de la operación:

Elabora la propuesta de reconocimiento de obligación y se la envía a Contabilidad junto con la factura conformada y el documento ‘Alta de bienes’ validado patrimonialmente.
Recibe de Contabilidad la propuesta de reconocimiento de la obligación fiscalizada y elabora la resolución de reconocimiento de la obligación y se la envía a Contabilidad.

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

En la fase de Recepción de bienes:

Si el alta del nuevo bien supone una nueva localización física, recibe un comunicado del Servicio Gestor solicitando el alta en la aplicación de gestión de patrimonio. Esta solicitud se realiza a través del correo electrónico. En caso de no ser posible, se remitirá un oficio.
Realiza el alta de la nueva localización física y se lo comunica al Servicio Gestor mediante un correo electrónico o, en su caso, mediante un oficio.

En la fase de Propuesta de Alta:

Recibe del Servicio Gestor receptor el documento ‘Alta de Bienes’, en estado de propuesta, junto con la factura y documento de retención de crédito.

En la fase de Validación patrimonial:

Comprueba la información remitida por el Servicio Gestor en el documento ‘Alta de Bienes’ y, en caso
de ser incorrecta, la devuelve para su subsanación.
Si la información es correcta, valida patrimonialmente los bienes en la aplicación informática de gestión de patrimonio. Esta validación consiste en:
Comprobar que la descripción del bien sea homogénea con el resto de la base de datos de
patrimonio y, de acuerdo, a lo definido en el Tomo I de ‘Criterios de Gestión de Bienes’.
Completar o corregir la información jurídica del bien.
Firmar – el Responsable y el Técnico- el documento de ‘Alta de Bienes’ validado
patrimonialmente, como conformidad de la operación de validación realizada.
Envía el documento ‘Alta de Bienes’ validado patrimonialmente al Servicio Gestor.

Contabilidad

En la fase de Contabilización de la operación:

Recibe del Servicio Gestor la propuesta de reconocimiento de la obligación, la factura conformada y el
documento ‘Alta de Bienes’ validado patrimonialmente.
Fiscaliza los documentos recibidos por el Servicio Gestor y le envía el documento de propuesta de reconocimiento de la obligación fiscalizado.
Recibe del Servicio Gestor la resolución de reconocimiento de la obligación.
Contabiliza la operación contable en la aplicación informática de contabilidad.
Como consecuencia de esta acción, el alta patrimonial realizada en la aplicación informática de gestión de patrimonio queda validada contablemente.

Documentación generada

En este Procedimiento se generan los siguientes documentos:

Documento Alta de Bienes, generado por la aplicación informática de gestión de patrimonio.
Factura conformada.
Documentos contables.
Otra documentación requerida para la tramitación del Expediente, según procedimiento administrativo establecido en el Cabildo de Fuerteventura.

P.2.000 PROCEDIMIENTO DE MEJORAS SOBRE BIENES INMUEBLES TRAMITADAS MEDIANTE UNA ÚNICA FACTURA

Objeto y alcance del procedimiento

El procedimiento de adquisición de "Mejoras sobre Bienes Inmuebles tramitadas mediante una única factura" tiene como objetivo recoger toda la información necesaria para el sistema de gestión de patrimonio, de mejoras o inversiones realizadas sobre bienes inmuebles, siempre y cuando exista un desembolso económico por parte del Cabildo de Fuerteventura tramitado a través de una única factura.

Los tipos de adquisición de bienes considerados en este procedimiento son los que se relacionan a continuación, descritos en el Tomo II de Operaciones Patrimoniales:

Compra.
Construcción por contrato con terceros con una única certificación o factura.

Fases

Las fases establecidas para este tipo de procedimiento son:

2.100. Inicio del procedimiento.
2.200. Validación patrimonial de la operación.
2.300. Contabilización de la operación.

Descripción del procedimiento

A continuación se detalla de forma gráfica el flujo del procedimiento:

P.2.000 MEJORAS EN BIENES INMUEBLES TRAMITADAS CON UNA ÚNICA FACTURA	(Pág. 1)

2.100

Servicio Gestor	Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

Fase. Inicio del procedimiento
El Procedimiento, con independencia del expediente

Inicio

administrativo seguido, se inicia con la factura conformada de la mejora o inversión realizada.

La factura se tramita de acuerdo al procedimiento administrativo establecido en el Cabildo.

Factura
(Conformada)

Registra la mejora

1 	Subsanación  

Las inversiones realizadas en aquellos edificios cedidos a favor del Cabildo de Fuerteventura, destinados a ampliar su vida útil o incrementar su capacidad o productividad, se dan de alta en un bien independiente en la clasificación 120104 Mejoras sobre bienes en régimen de arrendamiento o cedidos, siempre que dichas mejoras no puedan separarse del Edificio en el que se realizan.
El bien se da de alta con descripción “Mejoras en el Edificio
        ” recogiéndose de forma separada las inversiones realizadas. Este bien se asociará al Edificio que corresponda.

Propuesta de Alta

Registra la mejora con la siguiente información mínima:
Valor que figura en la factura.
Fecha de alta, la de la factura.
Proveedor (Tercero).

Alta
(Propuesta)

Alta Patrimonio (Propuesta)

Incorpora la mejora a una Propuesta de Alta para que   sea validada patrimonialmente.

Consecuencia de la operación se emite el documento de
“Alta”.

Firma Jefe SG (F1)

Alta (Propuesta) (F1)

Firma Consejero Área
(F2)

Alta (Propuesta) (F1, F2)

Factura	RC
(Conformada)

Alta (Propuesta) (F1, F2)

Factura
(Conformada)

RC	Pág.2

P.2.000 MEJORAS EN BIENES INMUEBLES TRAMITADAS CON UNA ÚNICA FACTURA	(Pág. 2)

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

Servicio Gestor

2.200

Pág.1

Fase. Validación Patrimonial

 	Alta Patrimonio
 	 	(Propuesta)

Alta (Propuesta) (F1, F2)

Factura
(Conformada)	RC

¿Correcto?

NO, devuelve al SG

1/2

Valida Patrimonialmente

SI

Firma Responsable y Técnico
(F3), (F4)

Alta Patrimonio (VP)

Alta
(VP)

2.300

(F1, F2, F3, F4)

Alta
(VP)
(F1, F2, F3, F4)
Fase. Contabilización de la operación

Elabora propuesta de reconocimiento de la obligación

Propuesta de reconocimiento de la obligación

Pág.3

P.2.000 MEJORAS EN BIENES INMUEBLES TRAMITADAS CON UNA ÚNICA FACTURA	(Pág. 3)

Servicio Gestor	Contabilidad

Pág.2

Alta
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Factura
(Conformada)

Propuesta de reconocimiento de la obligación

Envía	   
Alta
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Factura
(Conformada)

Propuesta de reconocimiento de la obligación

Una vez que Contabilidad recibe del Servicio Gestor los documentos de ‘Alta+’, ‘factura conformada’ y ‘propuesta de reconocimiento de la obligación’, los fiscaliza. Como consecuencia de esto obtiene el documento ‘propuesta de reconocimiento de la obligación’ fiscalizado.

Fiscaliza

Propuesta de reconocimiento de la obligación (Fiscalizado)

Envía

Propuesta de reconocimiento de la obligación (Fiscalizado)

Elabora resolución de reconocimiento de la obligción

Resolución de reconocimiento de la obligación

Envía

Resolución de reconocimiento de la obligación

En este momento el alta patrimonial queda contabilizada

Contabiliza operación contable

     	Documento
 		Contable

Firma (F5)

Documento Contable con Anexo de Bienes
(Contabilizado)	 	

Fin

Alta
(VC)
(F1, F2, F3, F4, F5)

Competencias y responsabilidades

Las responsabilidades y competencias de cada uno de los intervinientes en este procedimiento son las siguientes:

Servicio Gestor

En la fase de Inicio del procedimiento:

El Procedimiento, con independencia del expediente administrativo seguido, se inicia con la factura conformada de la mejora o inversión realizada.
Las inversiones realizadas en aquellos edificios cedidos a favor del Cabildo de Fuerteventura, destinados a ampliar su vida útil o incrementar su capacidad o productividad, se dan de alta en un bien independiente en la clasificación 120104 Mejoras sobre bienes en régimen de arrendamiento o cedidos, siempre que dichas mejoras no puedan separarse del Edificio en el que se realizan.
El bien se da de alta con descripción “Mejoras en el Edificio ” recogiéndose de forma separada las inversiones realizadas. Este bien se asociará al Edificio que corresponda.
Registra la mejora con la siguiente información mínima:
Valor que figura en la factura.
Fecha de alta, la de la factura.
Proveedor (Tercero).
Subsana las deficiencias en el registro de la mejora, en caso de que existiesen.
Incorpora la mejora a una propuesta de alta en la aplicación informática de gestión de patrimonio, obteniendo el documento ‘Alta’.
El Jefe del Servicio Gestor y el Consejero de Área firman el documento ‘Alta’.
Envía el documento ‘Alta’ al Responsable de la aplicación de gestión patrimonial, junto con la factura y el documento de retención de crédito para su validación patrimonial.

En la fase de Validación patrimonial de la operación:

Recibe el documento ‘Alta’ validado patrimonialmente.

En la fase de Contabilización de la operación:

Elabora la propuesta de reconocimiento de obligación y se la envía a Contabilidad junto con la factura conformada y el documento ‘Alta’ validado patrimonialmente.
Recibe de Contabilidad la propuesta de reconocimiento de la obligación fiscalizada y elabora la resolución de reconocimiento de la obligación y se la envía a Contabilidad.

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

En la fase de Inicio del procedimiento:

Recibe del Servicio Gestor receptor el documento ‘Alta’, en estado de propuesta, junto con la factura y del documento de retención de crédito.

En la fase de Validación patrimonial:

Comprueba la información remitida por el Servicio Gestor en el documento ‘Alta’ y, en caso de ser
incorrecta, la devuelve para su subsanación.
Si la información es correcta, valida patrimonialmente la mejora en la aplicación informática de gestión de patrimonio. Esta validación consiste en:
Comprobar que la descripción de la mejora sea homogénea con el resto de la base de datos de patrimonio.
Firmar – el Responsable y el Técnico- el documento de ‘Alta’ validado patrimonialmente, como
conformidad de la operación de validación realizada.
Envía el documento ‘Alta’ validado patrimonialmente al Servicio Gestor.

Contabilidad

En la fase de Contabilización de la operación:

Recibe del Servicio Gestor la propuesta de reconocimiento de la obligación, la factura conformada y el
documento ‘Alta’ validado patrimonialmente.
Fiscaliza los documentos recibidos por el Servicio Gestor y le envía el documento de propuesta de reconocimiento de la obligación fiscalizado.
Recibe del Servicio Gestor la resolución de reconocimiento de la obligación.
Contabiliza la operación contable en la aplicación informática de contabilidad.
Como consecuencia de esta acción, el alta patrimonial realizada en la aplicación informática de gestión de patrimonio queda validada contablemente.

Documentación generada

En este Procedimiento se generan los siguientes documentos:

Documento Alta, generado por la aplicación informática de gestión de patrimonio.
Factura.

Documentos contables.
Otra documentación requerida para la tramitación del Expediente, según procedimiento administrativo establecido en el Cabildo de Fuerteventura.

P.3.000 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES

Objeto y alcance del procedimiento

El procedimiento de adquisición por "Adquisición de bienes inmuebles" tiene como objetivo recoger toda la información necesaria para el sistema de gestión de patrimonio, de adquisición de nuevos bienes inmuebles, siempre y cuando exista un desembolso económico por parte del Cabildo de Fuerteventura.

Los tipos de adquisición de bienes considerados en este procedimiento son los que se relacionas a continuación, descritos en el Tomo II de Operaciones Patrimoniales:

Compra.
Expropiación.

Fases

Las fases establecidas para este tipo de procedimiento son:

3.100. Inicio del procedimiento.
3.200. Tramitación del Expediente.
3.300. Propuesta de alta.
3.400. Validación patrimonial de la operación.
3.500. Contabilización de la operación.

Descripción del procedimiento

A continuación se detalla de forma gráfica el flujo del procedimiento:

P.3.000 ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES	(Pág. 1)

3.100

Contabilidad

Servicio Gestor

Fase. Inicio del Procedimiento

Apertura Proyecto de Inversión

El Proyecto de Inversión lo marca como ‘Asociado a Patrimonio’, indicando la cuenta de Activo en Curso del Proyecto.

Inicio

Comunica necesidad de apertura Proyecto de Inversión

El Servicio Gestor solicita a Contabilidad la apertura de un proyecto de obra en curso asociado a Patrimonio indicando las aplicaciones presupuestarias y la fuente de financiación.

Proyecto de Inversión

Comunica apertura de Proyecto

Comunica apertura de Proyecto

Esta comunicación se realiza mediante correo electrónico. En caso de no ser posible, se remitirá un oficio.

3.200

Fase. Tramitación del Expediente

La tramitación del Expediente de Adquisición se realiza conforme al procedimiento administrativo existente.

Elabora resolución de reconocimiento de la obligción

Resolución de reconocimiento de la obligación

Resolución de reconocimiento de la obligación

Contabiliza operación contable

Con la Resolución de reconocimiento de la obligación, contabiliza los documentos contables previos a la formalización del Título habilitante. Elabora documento contable en fase O. En este momento contabiliza en el Proyecto de inversión como obra en curso.

Al hacer el documento contable introduce NECESARIAMENTE el Código del
Proyecto de Inversión.

Documento Contable

Documento Contable
(Contabilizado)

Pág.2

P.3.000 ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES	(Pág. 2)

Servicio Gestor

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

3.300

Pág.1

Fase. Propuesta de Alta

Con el Título habilitante de la adquisición, es decir, la Escritura o bien en Acta de Ocupación (para el caso de Expropiaciones) el Servicio Gestor registra el bien en la aplicación informática de patrimonio.

Título Habilitante

1      

Alta de Bienes
(Propuesta)

Subsanación  

Registra el bien

Propuesta de Alta

Alta Patrimonio (Propuesta)

En el Registro del bien incluye NECESARIAMENTE el código del Proyecto de Inversión que lo genera y, el siguiente contenido de información mínima:

Clasificación a la que pertenece el bien.
Descripción del bien.
- Fecha de alta, la del Título Habilitante (de la escritura, o acta de ocupación).
Localización física en la que se encuentre el bien.
Valor, precio de adquisición o justiprecio.
Tercero (Proveedor).

Incorpora el bien a una Propuesta de Alta para que sea validada patrimonialmente.

Consecuencia de la operación se emite el documento de
“Alta de Bienes”.

Firma Jefe SG (F1)

Alta de Bienes (Propuesta) (F1)

Firma Consejero Área
(F2)

Alta de Bienes (Propuesta) (F1, F2)

Título Habilitante	Informe de
valoración

Alta de Bienes Título Habilitante
(Propuesta)
(F1, F2)

Informe de valoración

Pág.2

P.3.000 ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES	(Pág. 3)

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

Servicio Gestor

Contabilidad

3.400

Pág.2

Fase. Validación Patrimonial

 		 	 	 	

Alta Patrimonio (Propuesta)

Alta de Bienes Título Habilitante Informe de

(Propuesta) (F1, F2)

valoración

¿Correcto?

NO, devuelve al SG

1/2

SI

Valida Patrimonialmente

Firma Responsable y Técnico
(F3), (F4)

Alta Patrimonio (VP)

Asiento (Propuesta)

Alta de Bienes
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Título Habilitante Asiento Contable
(Propuesta)

Envía

Envía

Alta de Bienes

Alta de Bienes Título Habilitante Asiento

(VP)
(F1, F2, F3, F4)

(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Contable
(Propuesta)

P.26.000
Documentación
B. Inmuebles

Pág.4

P.3.000 ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES	(Pág. 4)	
3.500	Contabilidad	
	Pág.3
Fase. Contabilización de la operación	

 		Asiento
(Propuesta)

Título Habilitante	Alta de Bienes	Asiento Contable
(VP)	(Propuesta)
(F1, F2, F3, F4)

Se aplica el procedimiento requerido por Contabilidad para este tipo de operaciones.
Contabiliza
En este momento se contabiliza la obra en  curso  como obra terminada.

Firma	Firma	Alta
(F5)	(F1)	Patrimonio	Asiento (VC)

Alta de Bienes	Asiento Contable
(VC)	(Contabilizado) (F1, F2, F3, F4, F5)		(F1)

Cierra Proyecto de Inversión

Fin	

Competencias y responsabilidades

Las responsabilidades y competencias de cada uno de los intervinientes en este procedimiento son las siguientes:

Servicio Gestor

En la fase de Inicio del procedimiento:

Comunica la necesidad de la apertura de un Proyecto de Inversión a Contabilidad indicando las aplicaciones presupuestarias y la fuente de financiación.
Recibe un comunicado de Contabilidad notificando el alta del Proyecto de Inversión. Esta solicitud se realiza a través del correo electrónico. En caso de no ser posible, se remitirá un oficio.

En la fase de Tramitación del Expediente:

La tramitación del Expediente de Adquisición se realiza conforme al procedimiento administrativo existente. El Servicio Gestor elabora resolución de reconocimiento de la obligación y se la envía a Contabilidad.

En la fase de Propuesta de alta:

Con el Título habilitante de la adquisición, registra los bienes en la aplicación informática de gestión de patrimonio.
Subsana las deficiencias en el registro del bien, en caso de que existiesen.
En el Registro del bien incluye NECESARIAMENTE el código del Proyecto de Inversión que lo genera. y, el siguiente contenido de información mínima:
Clasificación a la que pertenece el bien.
Descripción del bien.
Fecha de alta, la del Título Habilitante (de la Escritura, o Acta de ocupación).
Localización física en la que se encuentre el bien.
Valor, precio de adquisición o justiprecio.
Tercero (Proveedor).
Incorpora el bien a una Propuesta de Alta para que sea validada patrimonialmente. Consecuencia de esta operación se emite el documento de “Alta de Bienes” en estado de propuesta.
El Jefe del Servicio Gestor y el Consejero de Área firman el documento ‘Alta’.
Envía al Responsable de la aplicación de gestión patrimonial el documento de ‘Alta de bienes’, en estado de propuesta, el Título Habilitante y el Informe de valoración al Responsable de la aplicación de gestión patrimonial, justificando la incorporación de los bienes.

En la fase de Validación patrimonial de la operación:

Recibe documento ‘Alta de bienes’ validado patrimonialmente como conformidad de la operación
realizada.

Contabilidad

En la fase de Inicio del procedimiento:

Recibe comunicación del Servicio Gestor de la necesidad de abrir un Proyecto de Inversión asociado a Patrimonio.
Realiza la apertura del Proyecto de Inversión en la aplicación informática contable, indicando que está asociado a Patrimonio así como la cuenta de activo en curso.
Comunica al Servicio Gestor la apertura del Proyecto de Inversión así como el código de Proyecto asignado. Esta comunicación se realizará mediante un correo electrónico. En caso de no ser posible, mediante oficio.

En la fase de Tramitación del Expediente:

Recibe del Servicio Gestor la Resolución de reconocimiento de la obligación y tramita los documentos contables (correspondientes a los gastos de tramitación de la adquisición, así como por ejemplo, cualquier coste previo al Título habilitante) siguiendo el procedimiento administrativo establecido.
Al realizar el documento contable en fase ‘O’ introduce necesariamente el código del Proyecto de
Inversión. En este momento contabiliza en el Proyecto de Inversión como obra en curso.

En la fase de Contabilización de la operación:

Recibe del Responsable de la aplicación de gestión patrimonial el documento de Asiento Contable propuesto, el Título Habilitante de la operación y el documento ‘Alta de bienes’ validado patrimonialmente.
Contabiliza el asiento propuesto por la aplicación informática de gestión de patrimonio en la aplicación informática de gestión contable. En este momento contabiliza la obra en curso como obra terminada.
Firma el documento ‘Asiento Contable’ como conformidad de la contabilización del asiento directo realizada.
Firma el documento ‘Alta de bienes’ como conformidad de la validación contable realizada.
Cierra el Proyecto de inversión.

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

En la fase de Propuesta de Alta:

Recibe del Servicio Gestor el documento ‘Alta de bienes’, en estado de propuesta, el Título habilitante de la adquisición y el Informe de valoración.

En la fase de Validación patrimonial de la operación:

Comprueba la información remitida por el Servicio Gestor en el documento ‘Alta de bienes’ y, en caso de ser incorrecta, la devuelve para su subsanación.
Si la información es correcta, valida patrimonialmente los bienes en la aplicación informática de gestión de patrimonio. Esta validación consiste en:
Comprobar que la descripción del bien sea homogénea con el resto de la base de datos de
patrimonio y, de acuerdo, a lo definido en el Tomo I de ‘Criterios de Gestión de Bienes’.
Completar o corregir la información jurídica del bien.
Firmar – el Responsable y el Técnico- el documento de ‘Alta de Bienes’ validado
patrimonialmente, como conformidad de la operación de validación realizada.
Envía el documento ‘Alta de bienes’ junto con el documento de ‘Asiento Contable’ propuesto y el Título Habilitante de adquisición a Contabilidad.
Envía el documento de ‘Alta de bienes’, validado patrimonialmente, al Servicio Gestor para que tenga conocimiento de la operación realizada.

Documentación generada

En este Procedimiento se generan los siguientes documentos:

Resolución o acuerdo del Órgano Competente.
Documentos contables.
Título habilitante de la Adquisición, por ejemplo, Escritura.
Alta de bienes, generado por la aplicación informática de gestión de patrimonio.
Documento Asiento Contable, emitido por la aplicación informática de patrimonio.
Otra documentación requerida para la tramitación del Expediente, según procedimiento administrativo establecido en el Cabildo de Fuerteventura.

P.4.000 PROCEDIMIENTO DE OBRA EN CURSO

Objeto y alcance del procedimiento

El procedimiento de "Obra en Curso" tiene como objetivo recoger toda la información necesaria para el sistema de gestión de patrimonio, ya sea construcción o adquisición de nuevos bienes o de mejoras sobre bienes ya existentes, cuando es realizada por terceros, con el consiguiente desembolso económico por parte del Cabildo de Fuerteventura y, siempre que el Expediente cumpla las siguientes características:

Más de una certificación de obra o factura.
Construcción o adquisición dilatada en el tiempo.
Posibilidad de realizar recepciones parciales.

Los tipos de adquisición de bienes considerados en este procedimiento son los que se relacionan a continuación, descritos en el Tomo II del Manual de Normas y Procedimientos:

Compra.
Construcción por contrato con terceros con más de una certificación o factura.

Fases

Las fases establecidas para este tipo de procedimiento son:

4.100. Inicio del procedimiento.
4.200. Ejecución del Expediente.
4.300. Recepción de los bienes.
4.400. Contabilización de la certificación última.
4.500. Validación patrimonial de la recepción.
4.600. Contabilización de la obra terminada

Descripción del procedimiento

A continuación se detalla de forma gráfica el flujo del procedimiento:

P.4.000 OBRA EN CURSO	(Pág. 1)

4.100

Servicio Gestor

El Servicio Gestor solicita a

Inicio

Contabilidad
Fase. Inicio del Procedimiento

Apertura Proyecto de Inversión

El Proyecto de Inversión lo

Contabilidad la apertura de un proyecto de obra en curso asociado a Patrimonio indicando las aplicaciones  presupuestarias y la fuente de financiación.

Comunica necesidad de apertura Proyecto de Inversión

Proyecto de Inversión

marca como ‘Asociado a Patrimonio’, indicando la cuenta de Activo en Curso del Proyecto.

Esta comunicación se realiza mediante correo  electrónico.  En caso de no ser posible,  se  remitirá un oficio.

Comunica apertura de Proyecto

Envía

Comunica apertura de Proyecto

4.200

Fase. Ejecución del Expediente

El procedimiento, a partir de este momento, sigue el circuito administrativo establecido para todas las certificaciones de obra (incluida la última), según normativa interna del Cabildo.

Certificación

Fiscaliza

Factura
(Conformada)

2

Certificación
(Fiscalizada)

Envía

2

Certificación
(Fiscalizada)

Elabora propuesta de reconocimiento de la obligación

Propuesta de

2

Factura

Certificación

2

Envía

Propuesta de

Factura

Certificación

reconocimiento (Conformada)
de la obligación

(Fiscalizada)

reconocimiento (Conformada)
de la obligación

(Fiscalizada)

Pág.2

P.4.000 OBRA EN CURSO	(Pág. 2)

Contabilidad
Pág.1

Servicio Gestor

2

Propuesta de

Factura

Certificación

reconocimiento (Conformada)
de la obligación

(Fiscalizada)

Fiscaliza

Una vez que Contabilidad recibe del Servicio  Gestor el  documentos de ‘propuesta de reconocimiento de la obligación’ y la factura conformada los fiscaliza. Como consecuencia de esto obtiene el documento ‘propuesta de reconocimiento de la obligación’ fiscalizado.

Propuesta de reconocimiento de la obligación (Fiscalizado)

Envía

Propuesta de reconocimiento de la obligación (Fiscalizado)

Elabora resolución de reconocimiento de la obligción

Resolución de reconocimiento de la obligación

Contabiliza operación contable

Envía

Resolución de reconocimiento de la obligación

Al	hacer	el	documento	contable	ha	de	introducir NECESARIAMENTE el Código del Proyecto de Inversión.

En este momento contabiliza en el Proyecto de inversión como obra en curso.

Documento Contable

Documento Contable
(Contabilizado)

Pág.3

P.4.000 OBRA EN CURSO	(Pág. 3)

Servicio Gestor

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

4.300

Pág.2

Fase. Recepción de bienes

Elabora Acta de Recepción o Acta de Reconocimiento de Finalización de las obras (según proceda)

El Servicio Gestor, una vez contabilizada la Certificación Última, elabora el Acta de Recepción (o bien, el Acta de Reconocimiento de Finalización de las Obras según corresponda) según procedimiento administrativo existente en el Cabildo.

Acta de Recepción ó Acta de Reconocimiento de Finalización de las obras

¿Existe la localización
física donde se	NO
encuentra el bien?

Esta comunicación se realiza mediante correo electrónico. En caso de no ser posible, se remitirá un oficio.

Comunica necesidad de localización física

Envía

Comunica necesidad de localización física

Alta Localización Física

SI

Comunica alta de localización

Comunica alta de localización

Pág.4

P.4.000 OBRA EN CURSO	(Pág. 4)

Servicio Gestor

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

Pág.3

1 	Subsanación  

En	el

registro	del	bien	o	mejora	incluye

Registra bienes

NECESARIAMENTE el código del Proyecto de Inversión que lo genera y, el siguiente contenido de información mínima para el caso de bienes:

Propuesta de Alta

Clasificación a la que pertenece el bien.
Descripción del bien, según lo establecido en el TOMO I
de ‘Criterios de Gestión de Bienes’.
Fecha de alta: la del Acta de Recepción.
Localización física en la que se encuentre el bien.
Valor, suma de todas las certificaciones.
Tercero (Proveedor).

     

Doc. Alta de Bienes
(Propuesta)

Firma Jefe SG (F1)

Alta Patrimonio (Propuesta)

NO

¿Hay sustitución de bienes?

SÍ

P.6.000
Bajas de Bienes sin contraprestación

Los incorpora a una propuesta de alta y consecuencia de
esta operación se emite el documento de “Alta de Bienes”,.

En el caso de que, con motivo del Expediente se produzcan bajas (por ejemplo, por sustitución de bienes), el Servicio Gestor debe iniciar el procedimiento de baja correspondiente, identificando los bienes que causan baja.

Doc. Alta de Bienes
(Propuesta) (F1)
Firma Consejero Área
(F2)

 
Alta de Bienes (Propuesta) (F1, F2)

Acta Recep. ó Acta de Recon. Fin. de obras

Informe de valoración

Envía

Alta de Bienes (Propuesta) (F1, F2)

Acta Recep. ó Acta de Recon. Fin. de obras

Informe de valoración

Pág.5

P.4.000 OBRA EN CURSO	(Pág. 5)

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

Servicio Gestor

Contabilidad

4.500

Pág.4

Fase. Validación patrimonial de la recepción

Alta de Bienes (Propuesta) (F1, F2)

Informe de valoración

Acta Recep. ó Acta de Recon. Fin. de obras

¿Correcto?

NO, devuelve al SG

1/4

SI

Valida Patrimonialmente

La operación se  valida  con la fecha que figura en  el  Acta de Recepción.

Firma Responsable y Técnico
(F3), (F4)

Alta Patrimonio (VP)

Asiento (Propuesta)

Alta de Bienes
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Asiento Contable
(Propuesta)

Envía

Envía

P.26.000
Documentación
B. Inmuebles

Alta de Bienes
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Alta de Bienes
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Asiento Contable (Propuesta)

Pág.6

P.4.000 OBRA EN CURSO	(Pág. 6)

Contabilidad

4.600

Pág.5

Fase. Contabilización de la obra terminada

 		Asiento
(Propuesta)

Alta de Bienes
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Asiento Contable
(Propuesta)

Contabiliza
propuesta de asiento directo

Firma (F5)

Firma (F1)

Alta Patrimonio (VC)

Asiento

Alta de Bienes
(VC)
(F1, F2, F3, F4, F5)

Asiento Contable (Contabilizado) (F1)

Cierra Proyecto de Inversión

Fin

Competencias y responsabilidades

Las responsabilidades y competencias de cada uno de los intervinientes en este procedimiento son las siguientes:

Servicio Gestor

En la fase de Inicio del procedimiento:

Comunica la necesidad de la apertura de un Proyecto de Inversión a Contabilidad indicando las aplicaciones presupuestarias y la fuente de financiación.
Recibe un comunicado de Contabilidad notificando el alta del Proyecto de Inversión. Esta solicitud se realiza a través del correo electrónico. En caso de no ser posible, se remitirá un oficio.

En la fase de Ejecución del Expediente:

Recibe de Contabilidad la certificación fiscalizada.
Conforma la factura.
Elabora propuesta de reconocimiento de la obligación y se la envía a Contabilidad.
Recibe de Contabilidad la propuesta de reconocimiento de la obligación fiscalizada.
Elabora resolución de reconocimiento de la obligación y se la envía a Contabilidad.

En la fase de Recepción de los bienes:

Una vez contabilizada la Certificación Última elabora el Acta de Recepción (o bien el Acta de Reconocimiento de Finalización de las Obras según corresponda) según procedimiento administrativo existente en el Cabildo. El Acta de Recepción (o bien Acta de Reconocimiento de Finalización de las Obras) debe incluir el código de Proyecto al que pertenece.
En el caso de que el alta del nuevo bien suponga una nueva localización física, comunica esa circunstancia al Responsable de la aplicación de gestión patrimonial para que proceda a su alta en la aplicación de gestión de patrimonio. Esta comunicación se realizará mediante un correo electrónico. En caso de no ser posible, mediante oficio.
Registra los bienes o mejoras, en la aplicación informática de gestión de patrimonio, incluyendo el código de Proyecto de Inversión que lo genera y, el siguiente contenido de información mínima para el caso de bienes:
Clasificación a la que pertenece el bien.
Descripción del bien, según lo establecido en el TOMO I de ‘Criterios de Gestión de Bienes’.
Fecha de alta: la del Acta de Recepción.
Localización física en la que se encuentre el bien.

Valor, suma de todas las certificaciones desglosadas en conceptos inventariables.
Tercero (Proveedor).
Incorpora el bien o mejora a una propuesta de alta en la aplicación informática de gestión de patrimonio,
emitiendo el documento ‘Alta de bienes’.
Subsana las deficiencias en el registro del bien, en caso de que existiesen.
En caso de que los bienes generados sustituyan otros ya existentes, inicia el procedimiento de baja que corresponda por los que se sustituyen.
El Jefe del Servicio Gestor y el Consejero de Área firman el documento ‘Alta de bienes’.
Envía al Responsable de la aplicación de gestión patrimonial el documento de “Alta de Bienes”, Acta
de Recepción e Informe de Valoración.

En la fase de Validación patrimonial de la recepción:

Recibe documento ‘Alta de bienes’ validado patrimonialmente como conformidad de la operación
realizada.

Contabilidad

En la fase de Inicio del procedimiento:

Recibe comunicación del Servicio Gestor de la necesidad de abrir un Proyecto de Inversión asociado a Patrimonio.
Realiza la apertura del Proyecto de Inversión en la aplicación informática contable, indicando que está asociado a Patrimonio así como la cuenta de activo en curso.
Comunica al Servicio Gestor la apertura del Proyecto de Inversión así como el código de Proyecto asignado. Esta comunicación se realizará mediante un correo electrónico. En caso de no ser posible, mediante oficio.

En la fase de Ejecución del Expediente:

El procedimiento sigue el circuito administrativo establecido para todas las certificaciones de obra (incluida la última), según normativa interna del Cabildo.
Fiscaliza la certificación y se la envía al Servicio Gestor.
Recibe del Servicio Gestor la propuesta de reconocimiento de obligación, la factura conformada y la certificación.
Fiscaliza la factura conformada y la propuesta de reconocimiento de la obligación. Esta última se la envía al Servicio Gestor.
Recibe del Servicio Gestor la Resolución de reconocimiento de la obligación.

Realiza el documento contable en fase ‘O’ e introduce necesariamente el código del Proyecto de
Inversión. En este momento contabiliza en el Proyecto de Inversión como obra en curso.

En la fase de Validación patrimonial de la recepción:

Recibe del Responsable de la aplicación de gestión patrimonial el documento de Asiento Contable propuesto y el documento ‘Alta de bienes’ validado patrimonialmente.

En la fase de Contabilización de la obra terminada:

Contabiliza el asiento propuesto por la aplicación informática de gestión de patrimonio en la aplicación informática de gestión contable. En este momento contabiliza la obra en curso como obra terminada.
Firma el documento ‘Asiento Contable’ como conformidad de la contabilización del asiento directo realizada.
Firma el documento ‘Alta de bienes’ como conformidad de la validación contable realizada.
Cierra el Proyecto de inversión.

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

En la fase de Recepción de bienes:

Si el alta del nuevo bien supone una nueva localización física, recibe un comunicado del Servicio Gestor solicitando el alta en la aplicación de gestión de patrimonio. Esta solicitud se realiza a través del correo electrónico. En caso de no ser posible, se remitirá un oficio.
Realiza el alta de la nueva localización física y se lo comunica al Servicio Gestor mediante un correo electrónico o, en su caso, mediante un oficio.

En la fase de Recepción de bienes:

Recibe del Servicio Gestor el Acta de Recepción (o, Acta de Reconocimiento de Fin de las Obras, si procede), el documento de ‘Alta Patrimonial’ y el Informe de valoración.

En la fase de Validación patrimonial de la recepción:

Comprueba la información remitida por el Servicio Gestor en el documento ‘Alta de bienes’ y, en caso de ser incorrecta, la devuelve para su subsanación.
Si la información es correcta, valida patrimonialmente los bienes en la aplicación informática de gestión de patrimonio. Esta validación consiste en:
Comprobar que la descripción del bien sea homogénea con el resto de la base de datos de
patrimonio y, de acuerdo, a lo definido en el Tomo I de ‘Criterios de Gestión de Bienes’.

Completar o corregir la información jurídica del bien.
Firmar –el Responsable y el Técnico- el documento de ‘Alta de bienes’ validado patrimonialmente.
Envía el documento ‘Alta de bienes’ junto con el documento de ‘Asiento Contable’ propuesto y el Título
Habilitante de adquisición a Contabilidad.
Envía el documento de ‘Alta de bienes’, validado patrimonialmente, al Servicio Gestor para que tenga conocimiento de la operación realizada.
Inicia el procedimiento de Documentación de Bienes Inmuebles.

Documentación generada

En este Procedimiento se generan los siguientes documentos:

Certificaciones y/o facturas.
Documentos contables.
Acta de Recepción, elaborado de acuerdo al procedimiento administrativo existente.
Acta de Reconocimiento de Finalización de las Obras si procede, elaborado de acuerdo al procedimiento administrativo existente.
Alta de bienes, generado por la aplicación informática de gestión de patrimonio.
Documento Asiento Contable, emitido por la aplicación informática de patrimonio.
Otra documentación requerida para la tramitación del Expediente, según procedimiento administrativo establecido en el Cabildo de Fuerteventura.

P.5.000 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE BIENES SIN CONTRAPRESTACIÓN ECONÓMICA EN CAPÍTULO
6 DEL PRESUPUESTO

Objeto y alcance del procedimiento

El procedimiento de "Adquisición de bienes sin contraprestación económica en Capítulo 6 del Presupuesto" tiene como objetivo recoger toda la información necesaria para el sistema de gestión de patrimonio para la incorporación de nuevos bienes –ya sean muebles o inmuebles-, siempre y cuando no exista un desembolso económico gestionado a través del Capítulo 6 del Presupuesto por parte del Cabildo de Fuerteventura.

Los tipos de adquisición de bienes considerados en este procedimiento son los que se relacionan a continuación, descritos en el Tomo II de Operaciones Patrimoniales:

Adscripción.
Agrupación de fincas.
Cesión de uso.
Cesión gratuita o donación.
Construcción o creación realizada por la Administración.
Embargo o adjudicación en pago de deudas.	Herencia y legado.
Inventario, investigación o inspección física.
Nacimiento.
Por Ley.
Prescripción y ocupación.
Reversión	de	un	bien	entregado	en propiedad.	

Fases

Las fases establecidas para este tipo de procedimiento son:

5.100. Inicio del procedimiento.
5.200. Propuesta de alta.
5.300. Validación patrimonial de la operación.
5.400. Contabilización de la operación.

Descripción del procedimiento

A continuación se detalla de forma gráfica el flujo del procedimiento:

P.5.000 ADQUISICIÓN DE BIENES SIN CONTRAPRESTRACIÓN ECONÓMICA EN CAP. 6 (Pág. 1)

5.100

Servicio Gestor

Inicio

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial
Fase. Inicio del Procedimiento
El procedimiento se inicia con el acuerdo o resolución de aprobación por parte del Órgano Competente.

COMO REQUISITO IMPRESCINDIBLE DEL PROCEDIMIENTO, EL EXPEDIENTE QUE REMITE EL SERVICIO GESTOR AL ÓRGANO COMPETENTE PARA SU APROBACIÓN, HA DE INCLUIR UN INFORME DE VALORACIÓN FIRMADO POR EL TÉCNICO COMPETENTE

Acuerdo de Aprobación

Informe de Valoración

      

Expediente de Adquisición

En el Expediente de Adquisición se incluye el  TÍTULO HABILITANTE de la operación, como por ejemplo: la fotocopia de    la ley que atribuya al Cabildo los bienes objeto de alta  en  Inventario; el expediente de construcción o informe justificativo de elaboración por medios propios; o bien, el listado de bienes revisados y no encontrados con informe justificativo, en el caso de alta por inventario.

Consulta TOMO I
‘Criterios de Gestión Bienes’

¿El bien no está

P.25.000
Actualización del Manual

NO	incluido en las listas de bienes?

SI

¿Existe la localización física donde se encuentra el bien?

NO

Comunica necesidad de localización física

Envía

Comunica necesidad de localización física

Esta comunicación se realiza mediante  correo  electrónico. En caso de no ser posible, se remitirá un oficio.

Alta Localización Física

SI

Comunica alta de localización

Comunica alta de localización

Pág.2

P.5.000 ADQUISICIÓN DE BIENES SIN CONTRAPRESTRACIÓN ECONÓMICA EN CAP. 6 (Pág. 2)

Servicio Gestor

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

5.200

Pág.1

 

Fase. Propuesta de Alta
Con el Informe de Valoración, el Acuerdo de Aprobación y, en su caso, el Título habilitante, registra los bienes en la aplicación informática de gestión patrimonial con el siguiente contenido de información mínima:

Acuerdo de Aprobación

Informe de Valoración

Expediente de Adquisición

Clasificación a la que pertenece el bien.
Descripción del bien, según lo establecido en el Tomo I del manual de normas y procedimientos.
Fecha de alta: según lo indicado en el Tomo II.
Localización física en la que se encuentre el bien.

1 		Subsanación  

Registra bienes

Propuesta de Alta de Patrimonio

-Tercero (proveedor), para la operaciones de ‘Cesión gratuita o donación’, ‘Herencia y Legado’, ’Por Ley’ y ‘Prescripción y ocupación’.
Valor, según el valor que figura en el Tomo II. Dicho valor ha de figurar en el Informe de Valoración
Indicador de si el periodo de la operación es superior o no a la vida económica del bien para la operación de ‘Cesión de uso’ y ‘Adscripción’.
Si se trata o no de una operación singularizada, para el alta por ‘Cesión gratuita o donación’, ‘Herencia  y Legado’, ‘Por Ley’ y ‘Prescripción y ocupación’.

     

Alta de Bienes
(Propuesta)

Firma Jefe SG (F1)

Alta Patrimonio (Propuesta)

Se contabilizan como transferencias la adquisición de bienes, a precio simbólico o nulo, que se destina a operaciones o actividades no singularizadas.

Por el contrario, se contabilizan  como  subvenciones las adquisiciones, a precio simbólico o nulo, que se destina a un fin, propósito, actividad o proyecto específico, con la obligación por parte del beneficiario de cumplir las condiciones y requisitos  que  se  hubieran establecido o, en caso contrario, proceder a   su reintegro.

Incorpora el bien o bienes a una propuesta de alta en la aplicación informática de gestión de patrimonio, obteniendo el documento ‘Alta de bienes’ en estado de propuesta

Alta de Bienes (Propuesta) (F1)

Firma Consejero Área
(F2)

El SG envía el documento de ‘Alta de Bienes’, en estado de propuesta, Informe de Valoración y acuerdo de aprobación, así como otra documentación requerida por el  Responsable  de la aplicación de gestión patrimonial, justificando la incorporación de los bienes.

Alta de Bienes

Acuerdo de

Informe de Título Habilitante

Envía

Alta de Bienes Acuerdo de Informe de

Título

(Propuesta) (F1, F2)

Aprobación

Valoración

(Propuesta) (F1, F2)

Aprobación Valoración Habilitante Pág.3

P.5.000 ADQUISICIÓN DE BIENES SIN CONTRAPRESTRACIÓN ECONÓMICA EN CAP. 6 (Pág. 3)

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

Servicio Gestor

Contabilidad

5.300

Pág.2

Fase. Validación patrimonial de la operación

    	    	Alta Patrimonio	     
 		 		(Propuesta)	 	

Alta de Bienes (Propuesta) (F1, F2)

Acuerdo de Aprobación

Informe de Valoración

¿Correcto?

NO, devuelve al SG

1/2

 	 	SI

Título Habilitante

Valida Patrimonialmente

La adquisición se valida con la fecha que figura en el Título habilitante de la misma (por ejemplo, en el caso de Inmuebles, la Escritura) o, en su defecto, en el Acuerdo de Aprobación.

Firma Responsable y Técnico
(F3), (F4)

Alta Patrimonio (VP)

Asiento (Propuesta)

 		Une	 		 	

Alta de Bienes

Asiento Contable
Acuerdo de

Envía

(VP)
(F1, F2, F3, F4)

(Propuesta)

Aprobación

¿Es Inmueble?

Envía

Alta de Bienes
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Alta de Bienes
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Asiento Contable (Propuesta)

Acuerdo de Aprobación

SI

P.26.000
Documentación
B. Inmuebles

Pág.4

P.5.000 ADQUISICIÓN DE BIENES SIN CONTRAPRESTRACIÓN ECONÓMICA EN CAP. 6 (Pág. 4)

Contabilidad

5.400

Pág.3

Fase. Contabilización de la operación

Acuerdo de Aprobación

Alta de Bienes
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Asiento Contable
(Propuesta)

Asiento (Propuesta)

Contabiliza

Firma (F5)

Firma (F1)

Alta Patrimonio (VC)

Asiento

Alta de Bienes
(VC)
(F1, F2, F3, F4, F5)

Asiento Contable (Contabilizado) (F1)

Fin

Competencias y responsabilidades

Las responsabilidades y competencias de cada uno de los intervinientes en este procedimiento son las siguientes:

Servicio Gestor

En la fase de Inicio del procedimiento:

El procedimiento se inicia con el acuerdo o resolución de aprobación por parte del Órgano Competente.
Como requisito imprescindible del procedimiento, el Expediente que remite el Servicio Gestor al Órgano Competente para su aprobación, ha de incluir un Informe de Valoración firmado por el Técnico competente.
En el Expediente de Adquisición se incluye el Título Habilitante de la operación, como por ejemplo: el Acta de Entrega, la fotocopia de la ley que atribuya al Cabildo los bienes objeto de alta en Inventario; el expediente de construcción o informe justificativo de elaboración por medios propios; la Escritura, en el caso de inmuebles; o bien, el listado de bienes revisados y no encontrados con informe justificativo, en el caso de alta por inventario.
El Servicio Gestor, una vez aprobado el expediente de adquisición, consulta al Tomo I de ‘Criterios de Gestión de Bienes’ y verifica que el bien está incluido en las listas de bienes. Si no está en la lista, inicia el procedimiento de Actualización del Manual.
En el caso de que el alta del nuevo bien suponga una nueva localización física, comunica esa circunstancia al Responsable de la aplicación de gestión patrimonial para que proceda a su alta en la aplicación de gestión de patrimonio. Esta comunicación se realizará mediante un correo electrónico. En caso de no ser posible, mediante oficio.

En la fase de Propuesta de alta:

Con el Informe de Valoración, el Acuerdo de Aprobación y, en su caso, el Título habilitante registra los bienes en la aplicación informática de gestión patrimonial, incluyendo el valor, así como la vida remanente que corresponda, de acuerdo al Tomo II del Manual de Normas y Procedimientos, y con el siguiente contenido de información mínima:
Clasificación a la que pertenece el bien.
Descripción del bien, según lo establecido en el Tomo I del manual de normas y procedimientos.
Fecha de alta: según lo indicado en el Tomo II.
Localización física en la que se encuentre el bien.
Tercero (proveedor), para la operaciones de ‘Cesión gratuita o donación’, ‘Herencia y Legado’, ’Por Ley’ y ‘Prescripción y ocupación’.
Valor, según el valor que figura en el Tomo II. Dicho valor ha de figurar en el Informe de Valoración
o Indicador de si el periodo de la operación es superior o no a la vida económica del bien para la
operación de ‘Cesión de uso’ y ‘Adscripción’.

o Si se trata o no de una operación singularizada, para el alta por ‘Cesión gratuita o donación’, ‘Herencia y Legado’, ‘Por Ley’ y ‘Prescripción y ocupación’.
Se contabilizan como transferencias la adquisición de bienes, a precio simbólico o nulo, que se destina a operaciones o actividades no singularizadas.
Por el contrario, se contabilizan como subvenciones las adquisiciones, a precio simbólico o nulo, que se destina a un fin, propósito, actividad o proyecto específico, con la obligación por parte del beneficiario de cumplir las condiciones y requisitos que se hubieran establecido o, en caso contrario, proceder a su reintegro.
Incorpora el bien o bienes a una propuesta de alta en la aplicación informática de gestión de patrimonio, obteniendo el documento ‘Alta de bienes’ en estado de propuesta.
Subsana las deficiencias en el registro del bien, en caso de que existiesen.
El Jefe del Servicio Gestor y Consejero de Área firman el documento de ‘Alta de bienes’ en estado de propuesta.
Envía al Responsable de la aplicación de gestión patrimonial el documento de ‘Alta de bienes’, en estado de propuesta, Informe de Valoración, Acuerdo de Aprobación por el Órgano Competente, Título habilitante de la Adquisición, si procede, así como otra documentación requerida por el Servicio de Responsable de la aplicación de gestión patrimonial, justificando la incorporación de los bienes.

En la fase de Validación patrimonial de la operación:

Recibe documento ‘Alta de bienes’ validado patrimonialmente como conformidad de la operación realizada.

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

En la fase de Inicio del procedimiento:

Si el alta del nuevo bien supone una nueva localización física, recibe un comunicado del Servicio Gestor solicitando el alta en la aplicación de gestión de patrimonio. Esta solicitud se realiza a través del correo electrónico. En caso de no ser posible, se remitirá un oficio.
Realiza el alta de la nueva localización física y se lo comunica al Servicio Gestor mediante un correo electrónico o, en su caso, mediante un oficio.

En la fase de Propuesta de Alta:

Recibe del Servicio Gestor el documento de ‘Alta de bienes’, en estado de propuesta, Informe de Valoración, Acuerdo de Aprobación por el Órgano Competente y, en caso de que proceda, Título habilitante de la adquisición.

En la fase de Validación patrimonial:

Comprueba la información remitida por el Servicio Gestor en el documento ‘Alta de bienes’ y, en caso de ser incorrecta, la devuelve para su subsanación.
Si la información es correcta, valida patrimonialmente los bienes en la aplicación informática de gestión de patrimonio. Esta validación consiste en:
Comprobar que la descripción del bien sea homogénea con el resto de la base de datos de
patrimonio y, de acuerdo, a lo definido en el Tomo I de ‘Criterios de Gestión de Bienes’.
Completar o corregir la información jurídica del bien.
Firmar – el Responsable y el Técnico- el documento de ‘Alta de bienes’ validado patrimonialmente.
Envía el documento ‘Alta de bienes’ junto con el Acuerdo de Aprobación y el documento de ‘Asiento Contable’ propuesto a Contabilidad.
Envía el documento de ‘Alta de bienes’, validado patrimonialmente, al Servicio Gestor para que tenga conocimiento de la operación realizada.

Contabilidad

En la fase de Validación patrimonial:

Recibe del Responsable de la aplicación de gestión patrimonial el documento de Asiento Contable propuesto, el documento ‘Alta de Bienes’ validado patrimonialmente y el Acuerdo de Aprobación por parte del Órgano Competente.

En la fase de Contabilización de la operación:

Contabiliza el asiento propuesto por la aplicación informática de gestión de patrimonio en la aplicación informática de gestión contable.
Firma el documento ‘Asiento Contable’ como conformidad de la contabilización del asiento directo realizada.
Firma el documento ‘Alta de Bienes’ como conformidad de la validación contable realizada.

Documentación generada

En este Procedimiento se generan los siguientes documentos:

Resolución o acuerdo del Órgano Competente.
Informe de Valoración.

Título habilitante de la adquisición, por ejemplo, la Escritura.
Alta de bienes, generado por la aplicación informática de gestión de patrimonio.
Documento Asiento Contable, emitido por la aplicación informática de patrimonio.
Otra documentación requerida para la tramitación del Expediente, según procedimiento administrativo establecido en el Cabildo de Fuerteventura.

P.6.000 PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES SIN CONTRAPRESTACIÓN ECONÓMICA

Objeto y alcance del procedimiento

El procedimiento de "Baja de bienes sin contraprestación económica" tiene como objetivo establecer los criterios, formas de proceder, acciones a realizar, asignación de responsabilidades de cada interviniente y recoger la información necesaria para proceder a la baja de bienes cuando el motivo de la baja no supone un ingreso efectivo para el Cabildo de Fuerteventura.

El objetivo fundamental del presente procedimiento es informar al sistema de las bajas que se produzcan, de manera que el inventario de bienes de la entidad permanezca actualizado y constituya así un fiel reflejo de la realidad.

Los tipos de baja considerados en este procedimiento son los que se relacionan a continuación, descritos en el Tomo II de Operaciones Patrimoniales:

Agrupación de fincas (integración).
Destrucción, defunción, pérdida u obsolescencia.
Donación o cesión gratuita.	Por Ley.
Por robo.
Reversión de un bien recibido en Adscripción
Reversión de un bien recibido en Cesión.
Reversión de un bien recibido en propiedad.	

Fases

Las fases establecidas para este tipo de procedimiento son:

6.100. Inicio del procedimiento.
6.200. Validación patrimonial.
6.300. Contabilización de la operación.
6.400. Alta condición resolutoria.

Descripción del procedimiento

A continuación se detalla de forma gráfica el flujo del procedimiento:

P.6.000 BAJA SIN CONTRAPRESTACIÓN ECONÓMICA	(Pág. 1)

6.100

Servicio Gestor

Inicio

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial
Fase. Inicio del Procedimiento

LA TRAMITACIÓN DEL EXPDIENTE ADMINISTRATIVO SE AJUSTA AL PROCEDIMIENTO EXISTENTE EN EL CABILDO DE FUERTEVENTURA

Acuerdo de Aprobación

1	Subsanación

Expediente de Baja

Con fecha de la propuesta de baja realiza la operación en la aplicación informática de patrimonio identificando  el  bien  o  bienes e informando de:

- Destinatario (tercero), para las operaciones de ‘Donación o

     

Realiza Propuesta de Baja

Baja Patrimonio (Propuesta)

cesión gratuita de dominio’ y ‘Por Ley’.
Periodo de la operación es superior o no a la vida económica del bien, para las operaciones de ‘Reversión de un bien recibido en Adscripción’ y ‘Reversión de un bien recibido en Cesión’.
Si se trata o no de una operación singularizada, para las operaciones de ‘Donación o cesión gratuita de dominio’ y ‘Por Ley’.

Baja de Bienes
(Propuesta)

Firma Jefe SG (F1)

Baja de Bienes (Propuesta) (F1)

Firma Consejero Área
(F2)

Envía el documento de Baja de Bienes, en estado  de propuesta y el Acuerdo de Aprobación

 
Baja de Bienes (Propuesta) (F1, F2)

Acuerdo de Aprobación

Envía

Baja de Bienes (Propuesta) (F1, F2)

Acuerdo de Aprobación

Pág.2

P.6.000 BAJA SIN CONTRAPRESTACIÓN ECONÓMICA	(Pág. 2)	
6.200	Responsable de la aplicación de gestión patrimonial	
	Pág.1	Fase. Validación Patrimonial	

Baja de Bienes	Acuerdo de
(Propuesta)	Aprobación
(F1, F2)

¿Correcto?	 	NO, devuelve al SG 	1/1

Con  fecha  de  aprobación  por  parte  del
Órgano Competente o en su defecto, con		Valida fecha del Título habilitante de  la operación	Patrimonialmente (por ejemplo, fecha del Acta de Entrega),
se valida la operación de baja.

Firma
Responsable y	Baja Patrimonio	Asiento
Técnico	(VP)	(Propuesta)
(F3), (F4)

Baja de Bienes	Asiento Contable
(VP)	(Propuesta)
(F1, F2, F3, F4)

Pág.3	

P.6.000 BAJA SIN CONTRAPRESTACIÓN ECONÓMICA	(Pág. 3)

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

Servicio Gestor

Contabilidad

Pág.2

Envía

El Responsable de la aplicación de gestión patrimonial envía a Contabilidad: el documento de Baja de Bienes, validado patrimonialmente, el documento de Asiento Contable  en  propuesta y el acuerdo de aprobación.

Baja de Bienes
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Asiento Contable
(Propuesta)

¿Existe condición resolutoria?

Envía

Baja de Bienes
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Baja de Bienes Asiento Contable
(VP)	(Propuesta) (F1, F2, F3, F4)

Acuerdo de Aprobación

SI

6.300

Pág.4

Fase. Contabilización de la operación

Asiento (Propuesta)

Contabiliza

Firma (F5)

Firma (F1)

Baja Patrimonio (VC)

Asiento

Baja de Bienes
(VC)
(F1, F2, F3, F4, F5)

Asiento Contable (Contabilizado) (F1)

Fin

P.6.000 BAJA SIN CONTRAPRESTACIÓN ECONÓMICA	(Pág. 4)

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

Pág.3

6.400

Fase. Alta condición resolutoria

Alta Patrimonial Derecho Revertible

Por la ‘condición resolutoria’ da de alta el derecho revertible en la Clasificación (800101) “Bienes y Derechos Revertibles”, con tipo de adquisición ‘Constitución de derecho revertible’ y lo asocia al bien inmueble sobre el que recae.

Cuando finalice el tiempo en el que está vigente  la  condición,  dicho derecho será dado de baja por el tipo de baja 'Fin de constitución de  derecho revertible'.

Derecho Revertible
(VP)

Firma (F1)

Derecho Revertible
(VP)
(F1)

Fin

Competencias y responsabilidades

La tramitación del expediente administrativo se ajusta al procedimiento existente en el Cabildo de Fuerteventura.

Las responsabilidades y competencias de cada uno de los intervinientes en este procedimiento son las siguientes:

Servicio Gestor

En la fase de Inicio del procedimiento:

Con fecha de la propuesta de baja realiza la operación en la aplicación informática de patrimonio identificando el bien o bienes e informando de:
Destinatario (tercero), para las operaciones de ‘Donación o cesión gratuita de dominio’ y ‘Por Ley’.
o Periodo de la operación es superior o no a la vida económica del bien, para las operaciones de
‘Reversión de un bien recibido en Adscripción’ y ‘Reversión de un bien recibido en Cesión’.
Si se trata o no de una operación singularizada, para las operaciones de ‘Donación o cesión gratuita de dominio’ y ‘Por Ley’.
Emite el documento de ‘Baja de Bienes’ como resultado de la propuesta de baja.
El Jefe del Servicio Gestor y el Consejero de Área firman el documento de ‘Baja de Bienes’ en estado
de propuesta.
Envía al Responsable de la aplicación de gestión patrimonial el documento de ‘Baja de Bienes’, en
estado de propuesta y el Acuerdo de aprobación.
Subsana las deficiencias en la propuesta de operación, en caso de que existiesen.

En la fase de Validación patrimonial de la operación:

Recibe documento de ‘Baja de Bienes’ validado patrimonialmente como conformidad de la operación realizada.

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

En la fase de Inicio del procedimiento:

Recibe del Servicio Gestor el documento ‘Baja de Bienes’, en estado de propuesta y Acuerdo de Aprobación.

En la fase de Validación patrimonial de la operación:

Con fecha de aprobación por parte del Órgano Competente o en su defecto, con fecha del Título habilitante de la operación (por ejemplo, fecha del Acta de Entrega), se valida la operación de baja.
Firma – el Responsable y el Técnico- el documento de ‘Baja de Bienes’ validado patrimonialmente como conformidad de la operación de validación realizada archivando uno de ellos.
Envía el documento ‘Baja de Bienes’ junto con el Acuerdo de Aprobación y el documento de ‘Asiento Contable’ propuesto a Contabilidad.
Envía el documento de ‘Baja de Bienes’, validado patrimonialmente, al Servicio Gestor para que tenga conocimiento de la operación realizada.

En la fase de Alta condición resolutoria:

En el caso de que exista una condición resolutoria de la baja (por la que el bien, en caso de incumplimiento de la condición, revertiría al Patrimonio del Cabildo) da de alta un derecho revertible en la Clasificación (800101) “Bienes y Derechos Revertibles”, con tipo de adquisición ‘Constitución de derecho revertible’ y lo asocia al bien inmueble sobre el que recae.
Cuando finalice el tiempo en el que está vigente la condición, dicho derecho será dado de baja por el tipo de baja 'Fin de constitución de derecho revertible'.
Firma el documento ‘Derecho revertible’ emitido por la aplicación informática, validado patrimonialmente.

Contabilidad

En la fase de Validación patrimonial de la operación:

Recibe del Responsable de la aplicación de gestión patrimonial el documento de Asiento Contable propuesto, el documento ‘Baja de Bienes’ validado patrimonialmente y el Acuerdo de Aprobación por parte del Órgano Competente.

En la fase de Contabilización de la operación:

Contabiliza el asiento propuesto por la aplicación informática de gestión de patrimonio en la aplicación informática de gestión contable.
Firma el documento ‘Asiento Contable’ como conformidad de la contabilización del asiento directo realizada.
Firma el documento ‘Baja de Bienes’ como conformidad de la validación contable realizada.

4.7.1	Documentación generada

En este Procedimiento se generan los siguientes documentos:

Documento de Baja de Bienes, generado por la aplicación informática de gestión de patrimonio.
Resolución o acuerdo del Órgano Competente.
Documento Asiento Contable, emitido por la aplicación informática de patrimonio.
Otra documentación requerida para la tramitación del Expediente, según procedimiento administrativo establecido en el Cabildo de Fuerteventura.

P.7.000 PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES POR ENAJENACIÓN O VENTA

Objeto y alcance del procedimiento

El procedimiento de "Baja de bienes por enajenación o venta" tiene como objetivo establecer los criterios, formas de proceder, acciones a realizar, asignación de responsabilidades de cada interviniente y recoger la información necesaria para proceder a la baja de bienes, que se produzcan en el patrimonio del Cabildo de Fuerteventura, obteniéndose a cambio una contraprestación económica con el consiguiente reconocimiento del derecho.

De acuerdo con la normativa vigente únicamente son enajenables los bienes propios o patrimoniales, por lo que la enajenación de los bienes de dominio público requiere siempre una declaración previa de desafectación.

El objetivo fundamental del presente procedimiento es informar a la aplicación informática de gestión de patrimonio de las bajas que se produzcan, de manera que el inventario de bienes de la entidad permanezca actualizado y constituya así un fiel reflejo de la realidad.

Los tipos de bajas considerados en este procedimiento son los que se relaciona a continuación, descritos en el Tomo II de Operaciones Patrimoniales:

Enajenación o venta.

Fases

Las fases establecidas para este tipo de procedimiento son:

7.100. Inicio del procedimiento.
7.200. Validación patrimonial de la operación.
7.300. Contabilización de la operación.

Descripción del procedimiento

A continuación se detalla de forma gráfica el flujo del procedimiento:

P.7.000 BAJA DE BIENES POR ENAJENACIÓN O VENTA	(Pág. 1)

7.100

Servicio Gestor	Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

Inicio

Fase. Inicio del Procedimiento
El procedimiento se inicia con el  acuerdo  o resolución de aprobación por parte del Órgano Competente.

Acuerdo de Aprobación

Informe Justificativo

  

Expediente de Venta

El Expediente de Venta ha de incluir un informe justificativo de la baja firmado por el técnico responsable.

 		Subsanación	1

Baja de Bienes
(Propuesta)

Firma Jefe SG (F1)

Realiza Propuesta de Baja

Baja Patrimonio (Propuesta)

Envía el documento de Baja de Bienes, en estado   de propuesta y el Acuerdo de Aprobación.

Baja de Bienes (Propuesta) (F1)

Firma Consejero Área
(F2)

Baja de Bienes (Propuesta)  (F1, F2)

Acuerdo de Aprobación

Informe Just.

Envía

Baja de Bienes Informe Just.
(Propuesta)
(F1, F2)

Acuerdo de Aprobación

Pág.2

P.7.000 BAJA DE BIENES POR ENAJENACIÓN O VENTA	(Pág. 2)

Tesorería

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

Contabilidad

Servicio Gestor

7.200

Pág.1

Resguardo del Ingreso

Envía

 

Resguardo del Ingreso

Fase. Validación patrimonial de la operación
Tesorería, una vez efectuado el ingreso envía el Resguardo para la validación patrimonial de la operación.

Por su parte, Contabilidad ha contabilizado el ingreso como NO PRESUPUESTARIO.

Acuerdo de Aprobación

Informe Just. Baja de Bienes
(Propuesta)
(F1, F2)

Baja Patrimonio (Propuesta)

¿Correcto?

NO, devuelve al SG

1/1

Valida Patrimonialmente

Firma Responsable y Técnico
(F3), (F4)

Baja Patrimonio (VP)

Una vez comprobado que el ingreso se ha realizado se valida la baja patrimonial.

En la validación se incluye el Valor de Venta.

En el momento en el que se valide la operación, los bienes quedan  dados  de  baja patrimonialmente.

Baja de Bienes
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Envía

Baja de Bienes
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Baja de Bienes
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Pág.3

P.7.000 BAJA DE BIENES POR ENAJENACIÓN O VENTA	(Pág. 3)

Contabilidad

7.300

Pág.2

Fase. Contabilización de la operación

     

Baja Patrimonio (VP)

Baja de Bienes
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Contabiliza operación contable

Contabilidad contabiliza el Ingreso sin Contraído previo cancelando el Ingreso No presupuestario.

Firma (F5)

Baja Patrimonio (VC)

Asiento

Baja de Bienes
(VC)
(F1, F2, F3, F4, F5)

Fin

Competencias y responsabilidades

Las responsabilidades y competencias de cada uno de los intervinientes en este procedimiento son las siguientes:

Servicio Gestor

En la fase de Inicio del procedimiento:

El procedimiento se inicia con el acuerdo o resolución de aprobación por parte del Órgano Competente.
Con el Informe justificativo de la baja y el acuerdo o resolución de aprobación, identifica -en la aplicación informática de patrimonio- el bien o bienes objeto de la operación y los propone para su baja.
Emite el documento de ‘Baja de Bienes’ como resultado de la propuesta de baja.
El Jefe del Servicio Gestor y el Consejero de Área firman el documento de ‘Baja de Bienes’ en estado
de propuesta.
Subsana las deficiencias en la propuesta de operación, en caso de que existiesen.
Envía el documento de ‘Baja de Bienes’, en estado de propuesta, Informe justificativo de la baja y el Acuerdo de Aprobación al Responsable de la aplicación de gestión patrimonial.

En la fase de Validación patrimonial de la operación:

Recibe documento ‘Baja de Bienes’ validado patrimonialmente como conformidad de la operación realizada.

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

En la fase de Inicio del procedimiento:

Recibe del Servicio Gestor el documento ‘Baja de Bienes’, en estado de propuesta, Informe justificativo de la operación de baja y el Acuerdo de Aprobación.

En la fase de Validación patrimonial de la operación:

Recibe de Tesorería, el resguardo del Ingreso recibido por la venta del bien o bienes.
Una vez comprobado que el ingreso se ha realizado, valida la baja patrimonial. En la validación se incluye el Valor de Venta.
En el momento en el que se valide la operación, los bienes quedan dados de baja patrimonialmente.
Firma – el Responsable y el Técnico- el documento de ‘Baja de Bienes’ validado patrimonialmente como conformidad de la operación de validación realizada.
Envía el documento ‘Baja de Bienes’ a Contabilidad.

Envía el documento de ‘Baja de Bienes’, validado patrimonialmente, al Servicio Gestor para que tenga
conocimiento de la operación realizada.

Contabilidad

En la fase de Validación patrimonial de la operación:

Recibe del Responsable de la aplicación de gestión patrimonial el documento de ‘Baja de Bienes’,
validado patrimonialmente.

En la fase de Contabilización de la operación:

Contabiliza la operación contable (documento de ingreso sin contraído previo) en la aplicación informática de contabilidad, cancelando así el ingreso no presupuestario realizado por el importe de la venta.
Firma el documento ‘Baja de Bienes’ como conformidad de la validación contable realizada.

Documentación generada

En este Procedimiento se generan los siguientes documentos:

Informe justificativo de la baja, elaborado en procesador de textos Word.
Documentos Contables.
Documento de Baja de Bienes, generado por la aplicación informática de gestión de patrimonio.
Documento Asiento Contable, emitido por la aplicación informática de patrimonio.
Otra documentación requerida para la tramitación del Expediente, según procedimiento administrativo establecido en el Cabildo de Fuerteventura.

P.8.000 PROCEDIMIENTO DE PERMUTA PURA

Objeto y alcance del procedimiento

El procedimiento de “Permuta pura” tiene como objetivo recoger toda la información necesaria para el sistema de gestión de patrimonio de esta operación de carácter mixto que implica una operación de alta y otra de baja, sin existir ninguna contraprestación económica.

El tipo de operación considerada en este procedimiento es la que se relaciona a continuación, descrita en el Tomo II de Operaciones Patrimoniales:

Permuta pura.

Fases

Las fases establecidas para este tipo de procedimiento son:

8.100. Inicio del procedimiento.
8.200. Propuesta de operación mixta.
8.300. Validación patrimonial de la operación.
8.400. Contabilización de la operación.

Descripción del procedimiento

A continuación se detalla de forma gráfica el flujo del procedimiento:

P.8.000 PERMUTA PURA	(Pág. 1)

8.100

Servicio Gestor

Inicio

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial
Fase. Inicio del Procedimiento
El procedimiento se inicia con el acuerdo o resolución de aprobación por parte del Órgano Competente.

COMO REQUISITO IMPRESCINDIBLE DEL PROCEDIMIENTO, EL EXPEDIENTE QUE REMITE EL SERVICIO GESTOR AL ÓRGANO COMPETENTE PARA SU APROBACIÓN, HA DE INCLUIR UN INFORME DE VALORACIÓN, QUE INCLUYA LA TASACIÓN DE LOS BIENES -TANTO DE LOS A RECIBIR COMO DE LOS A ENTREGAR- FIRMADO POR EL TÉCNICO COMPETENTE

Acuerdo de Aprobación

Informe de Valoración

Expediente de Permuta

¿Existe la localización física donde se encuentra el bien a recibir?

NO

Comunica necesidad de localización física

Envía

Comunica necesidad de localización física

Esta comunicación se realiza mediante  correo  electrónico. En caso de no ser posible, se remitirá un oficio.

Alta Localización Física

SI	Comunica alta de
localización

Comunica alta de localización

8.200

Fase. Propuesta de la operación mixta
Subsanación		1

Realiza Propuesta de Operación Mixta

Con fecha de la aprobación por parte del Órgano Competente, registra los bienes a dar de alta y los incorpora (junto a los de  baja) a una propuesta de Operación Mixta, identificando el bien o bienes afectados por la operación, introduciendo:

Registra bienes a recibir

Información de similitud o no de los bienes intercambiados
(desde un punto de vista funcional o de vida útil).
Valores de tasación (valores razonables) de los bienes intercambiados.

     

Op. Mixta (Propuesta)

Permuta Pura
(Propuesta)

Pág.2

P.8.000 PERMUTA PURA	(Pág. 2)

Servicio Gestor

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

Pág.1

Permuta Pura
(Propuesta)

Firma Jefe SG (F1)

Permuta Pura (Propuesta) (F1)

Firma Consejero Área
(F2)

El SG envía el documento de ‘Permuta Pura’, en estado de propuesta, el Informe de Valoración y el Acuerdo de aprobación, así como otra documentación requerida por el Responsable de la aplicación de gestión patrimonial, justificando la operación patrimonial.

Permuta Pura (Propuesta) (F1, F2)

Acuerdo de Aprobación

Informe de Valoración

Envía

Permuta Pura (Propuesta) (F1, F2)

Acuerdo de Aprobación

Informe de Valoración

Pág.3

P.8.000 PERMUTA PURA	(Pág. 3)

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

Servicio Gestor

Contabilidad

8.300

Pág.2

Fase. Validación patrimonial de la operación

    	    	Op. Mixta	     
 		 		(Propuesta)	 	

Permuta Pura (Propuesta) (F1, F2)

Acuerdo de Aprobación

Informe de Valoración

¿Correcto?

NO, devuelve al SG

1/1

SI

Valida Patrimonialmente

La operación se valida con la fecha del Título habilitante o, en su defecto, la fecha que figura en el Acuerdo de Aprobación por parte del Órgano Competente.

Firma Responsable y Técnico
(F3), (F4)

Op. Mixta (VP)

Asiento (Propuesta)

 	

Permuta Pura
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Une

Asiento Contable
(Propuesta)

Acuerdo de Aprobación

Envía

P.26.000
Documentación
B. Inmuebles

Envía

Inicia el procedimiento de Documentación por el inmueble recibido.

Permuta Pura
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Permuta Pura
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Asiento Contable (Propuesta)

Acuerdo de Aprobación

Pág.4

P.8.000 PERMUTA PURA	(Pág. 4)

Contabilidad

8.400

Pág.3

Fase. Contabilización de la operación

Acuerdo de Aprobación

Permuta Pura
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Asiento Contable
(Propuesta)

Asiento (Propuesta)

Contabiliza

Firma (F5)

Firma (F1)

Op. Mixta (VC)

Asiento

Permuta Pura
(VC)
(F1, F2, F3, F4, F5)

Asiento Contable (Contabilizado) (F1)

Fin

Competencias y responsabilidades

Las responsabilidades y competencias de cada uno de los intervinientes en este procedimiento son las siguientes:

Servicio Gestor

En la fase de Inicio del procedimiento:

El procedimiento se inicia con el acuerdo o resolución de aprobación por parte del Órgano Competente.
Como requisito imprescindible del procedimiento, el Expediente que remite el Servicio Gestor al Órgano Competente para su aprobación, ha de incluir un Informe de Valoración que incluya la tasación de los bienes (tanto los bienes a recibir como los a entregar) firmado por el Técnico competente.
Para el bien a dar de alta con motivo de la operación y, en el caso de que su alta suponga una nueva localización física, comunica esa circunstancia al Responsable de la aplicación de gestión patrimonial para que proceda a su alta en la aplicación de gestión de patrimonio. Esta comunicación se realizará mediante un correo electrónico. En caso de no ser posible, mediante oficio.

En la fase de Propuesta de la operación mixta:

Con fecha de la aprobación por parte del Órgano Competente, registra los bienes a dar de alta y los incorpora (junto a los de baja) a una propuesta de Operación Mixta, identificando el bien o bienes afectados por la operación, introduciendo:
Información de similitud o no de los bienes intercambiados (desde un punto de vista funcional
o de vida útil).
Valores de tasación (valores razonables) de los bienes intercambiados.
Emite el documento de ‘Permuta Pura’ como resultado de la propuesta de operación.
El Jefe del Servicio Gestor y el Consejero de Área firman el documento de ‘Permuta Pura’ en estado
de propuesta.
Subsana las deficiencias en la propuesta de operación, en caso de que existiesen.
Envía el documento de ‘Permuta Pura’, en estado de propuesta, Informe de Valoración y el Acuerdo de Aprobación, así como otra documentación requerida por el Responsable de la aplicación de gestión patrimonial, justificando la operación patrimonial.

En la fase de Validación patrimonial de la operación:

Recibe documento ‘Permuta Pura’ validado patrimonialmente como conformidad de la operación realizada.

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

En la fase de Inicio del procedimiento:

Si el bien a recibir supone una nueva localización física, recibe un comunicado del Servicio Gestor solicitando el alta en la aplicación de gestión de patrimonio. Esta solicitud se realiza a través del correo electrónico. En caso de no ser posible, se remitirá un oficio.
Realiza el alta de la nueva localización física y se lo comunica al Servicio Gestor mediante un correo electrónico o, en su caso, mediante un oficio.

En la fase de Propuesta de la operación mixta:

Recibe del Servicio Gestor el documento ‘Permuta Pura’, en estado de propuesta, Informe de
Valoración y el Acuerdo de Aprobación.

En la fase de Validación patrimonial de la operación:

Comprueba que la información remitida es correcta, y en caso contrario la devuelve al Servicio Gestor para su subsanación.
Con fecha del título habilitante de la operación (por ejemplo, de la Escritura), o en su defecto, la de aprobación por parte del Órgano Competente valida la operación mixta.
Firma – el Responsable y el Técnico- el documento de ‘Permuta Pura’ validado patrimonialmente como conformidad de la operación de validación realizada.
Envía el documento ‘Permuta Pura’ junto con el Acuerdo de Aprobación y el documento de ‘Asiento Contable’ propuesto a Contabilidad.
Envía el restante documento de ‘Permuta Pura’, validado patrimonialmente, al Servicio Gestor para que tenga conocimiento de la operación realizada.

Contabilidad

En la fase de Validación patrimonial de la operación:

Recibe del Responsable de la aplicación de gestión patrimonial el documento de Asiento Contable propuesto, Acuerdo de Aprobación y el documento ‘Permuta Pura’ validado patrimonialmente.

En la fase de Contabilización de la operación:

Contabiliza el asiento propuesto por la aplicación informática de gestión de patrimonio en la aplicación informática de gestión contable.

Firma el documento ‘Asiento Contable’ como conformidad de la contabilización del asiento directo realizada.
Firma el documento ‘Permuta Pura’ como conformidad de la validación contable realizada.

Documentación generada

En este Procedimiento se generan los siguientes documentos:

Resolución o acuerdo del Órgano Competente.
Informe de valoración.
Documento Permuta Pura, generado por la aplicación informática de gestión de patrimonio.
Título habilitante de la operación.
Documento Asiento Contable, emitido por la aplicación informática de patrimonio.
Otra documentación requerida para la tramitación del Expediente, según procedimiento administrativo establecido en el Cabildo de Fuerteventura.

P.9.000 PROCEDIMIENTO DE PERMUTA CON PAGO EN METÁLICO

Objeto y alcance del procedimiento

El procedimiento de “Permuta con pago en metálico” tiene como objetivo recoger toda la información necesaria para el sistema de gestión de patrimonio de la operación de carácter mixto que implica una operación de alta (por la que se adquiere un nuevo bien, generalmente, inmueble) y otra de baja que se entrega como parte del pago del nuevo bien, entregándose otra parte en dinero.

El tipo de operación considerada en este procedimiento es la que se relaciona a continuación, descrita en el Tomo II de Operaciones Patrimoniales:

Permuta mixta con pago en metálico.

Fases

Las fases establecidas para este tipo de procedimiento son:

9.100. Inicio del procedimiento.
9.200. Propuesta de operación mixta.
9.300. Validación patrimonial de la operación.
9.400. Contabilización de la operación.

Descripción del procedimiento

A continuación se detalla de forma gráfica el flujo del procedimiento:

PERMUTA CON PAGO EN METÁLICO	(Pág. 1)

9.100

Servicio Gestor

Inicio

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial
Fase. Inicio del Procedimiento
El procedimiento se inicia con el acuerdo o resolución de aprobación por parte del Órgano Competente.

COMO REQUISITO IMPRESCINDIBLE DEL PROCEDIMIENTO, EL EXPEDIENTE QUE REMITE EL SERVICIO GESTOR AL ÓRGANO COMPETENTE PARA SU APROBACIÓN, HA DE INCLUIR UN INFORME DE VALORACIÓN, QUE INCLUYA LA TASACIÓN DE LOS BIENES -TANTO DE LOS A RECIBIR COMO DE LOS A ENTREGAR- FIRMADO POR EL TÉCNICO COMPETENTE

Acuerdo de Aprobación

Informe de Valoración

Expediente de Permuta

¿Existe la localización física donde se encuentra el bien a recibir?

NO

Comunica necesidad de localización física

Envía

Comunica necesidad de localización física

Esta comunicación se realiza mediante  correo  electrónico. En caso de no ser posible, se remitirá un oficio.

Alta Localización Física

SI	Comunica alta de
localización

Comunica alta de localización

9.200

Fase. Propuesta de la operación mixta

Registra bienes a recibir

Subsanación		1

Realiza Propuesta de Operación Mixta

Con fecha de la aprobación por parte del Órgano Competente, registra los bienes a dar de alta y los incorpora (junto a los de  baja) a una propuesta de Operación Mixta, identificando el bien o bienes afectados por la operación, introduciendo:

Información de similitud o no de los bienes intercambiados
(desde un punto de vista funcional o de vida útil).
Valor:

     

Op. Mixta (Propuesta)

Si los bienes intercambiados son similares: El bien recibido se valora por el valor contable del bien entregado incrementado por el importe del pago en efectivo realizado adicionalmente con el límite del valor razonable del bien recibido si éste fuera menor.
Si los bienes intercambiados son no similares: El bien recibido se valora por su valor razonable ajustado  por  el pago en efectivo.

Permuta con Pago
(Propuesta)

Pág.2

P.9.000 PERMUTA CON PAGO EN METÁLICO	(Pág. 2)

Servicio Gestor

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

Pág.1

Permuta con Pago
(Propuesta)

Firma Jefe SG (F1)

Permuta con Pago
(Propuesta) (F1)

Firma Consejero Área
(F2)

El SG envía el documento de ‘Permuta con Pago’, en estado de propuesta, Informe de Valoración y    el acuerdo de aprobación, así como otra documentación requerida por  el  Responsable  de la aplicación de gestión patrimonial, justificando la operación patrimonial.

Permuta con Pago

Acuerdo de

Informe de

Envía

Permuta con Pago Acuerdo de

Informe de

(Propuesta) (F1, F2)

Aprobación

Valoración

(Propuesta) (F1, F2)

Aprobación

Valoración

Pág.3

P.9.000 PERMUTA CON PAGO EN METÁLICO	(Pág. 3)

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial	Servicio Gestor

9.300

Pág.2

Fase. Validación patrimonial de la operación

    	    	Op. Mixta	  
 		 		(Propuesta)	 	

Permuta con Pago Acuerdo de

Informe de

(Propuesta) (F1, F2)

Aprobación

Valoración

¿Correcto?

NO, devuelve al SG

1/1

SI

Valida Patrimonialmente

La operación se valida con la fecha del Título habilitante o, en su defecto, la fecha que figura en el Acuerdo de Aprobación por parte del Órgano Competente.

En la validación de la  operación completa, en caso de no figurar,   el importe a pagar por el Cabildo.

Firma Responsable y Técnico
(F3), (F4)

Op. Mixta (VP)

 		Une	 	

Permuta con Pago
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Acuerdo de Aprobación

Permuta con Pago
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

P.26.000
Documentación
B. Inmuebles

Inicia el procedimiento de Documentación  por el inmueble recibido.
Pág.4

P.9.000 PERMUTA CON PAGO EN METÁLICO	(Pág. 4)

Servicio Gestor	Contabilidad

9.400

Pág.3

Fase. Contabilización de la operación

Permuta con Pago
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Elabora resolución de reconocimiento de la obligción

Resolución de reconocimiento de la obligación

Permuta con Pago
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Envía

Resolución de reconocimiento de la obligación

   
Permuta con Pago
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Con la Resolución de reconocimiento de la obligación elabora el documento contable ‘O’ donde introduce NECESARIAMENTE la ‘operación mixta validada Patrimonialmente’

Contabiliza operación contable

     	Documento
 		Contable

Firma (F5)

Documento Contable con Anexo de Bienes
(Contabilizado)	 	

Fin

Permuta con Pago
(VC)
(F1, F2, F3, F4, F5)

Competencias y responsabilidades

Las responsabilidades y competencias de cada uno de los intervinientes en este procedimiento son las siguientes:

Servicio Gestor

En la fase de Inicio del procedimiento:

El procedimiento se inicia con el acuerdo o resolución de aprobación por parte del Órgano Competente.
Como requisito imprescindible del procedimiento, el Expediente que remite el Servicio Gestor al Órgano Competente para su aprobación, ha de incluir un Informe de Valoración que incluya la tasación de los bienes (tanto los bienes a recibir como los a entregar) firmado por el Técnico competente.
Para el bien a dar de alta con motivo de la operación y, en el caso de que su alta suponga una nueva localización física, comunica esa circunstancia al Responsable de la aplicación de gestión patrimonial para que proceda a su alta en la aplicación de gestión de patrimonio. Esta comunicación se realizará mediante un correo electrónico. En caso de no ser posible, mediante oficio.

En la fase de Propuesta de la operación mixta:

Con fecha de la aprobación por parte del Órgano Competente, registra los bienes a dar de alta y los incorpora (junto a los de baja) a una propuesta de Operación Mixta, identificando el bien o bienes afectados por la operación, introduciendo:
Información de similitud o no de los bienes intercambiados (desde un punto de vista funcional o de vida útil).
Valor:
Si los bienes intercambiados son similares: El bien recibido se valora por el valor contable del bien entregado incrementado por el importe del pago en efectivo realizado adicionalmente con el límite del valor razonable del bien recibido si éste fuera menor.
Si los bienes intercambiados son no similares: El bien recibido se valora por su valor razonable ajustado por el pago en efectivo.
Emite el documento de ‘Permuta con Pago’ como resultado de la propuesta de operación.
El Jefe del Servicio Gestor y el Consejero de Área firman el documento de ‘Permuta con Pago’ en estado de propuesta.
Subsana las deficiencias en la propuesta de operación, en caso de que existiesen.
Envía el documento de ‘Permuta con Pago’, en estado de propuesta, Informe de Valoración y el Acuerdo de Aprobación, así como otra documentación requerida por el Responsable de la aplicación de gestión patrimonial, justificando la operación patrimonial.

En la fase de Validación patrimonial de la operación:

Recibe documento ‘Permuta con Pago’ validado patrimonialmente como conformidad de la operación realizada y lo archiva.

En la fase de Contabilización de la operación:

Elabora resolución de reconocimiento de la obligación y se la envía a Contabilidad.

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

En la fase de Inicio del procedimiento:

Si el bien a recibir supone una nueva localización física, recibe un comunicado del Servicio Gestor solicitando el alta en la aplicación de gestión de patrimonio. Esta solicitud se realiza a través del correo electrónico. En caso de no ser posible, se remitirá un oficio.
Realiza el alta de la nueva localización física y se lo comunica al Servicio Gestor mediante un correo electrónico o, en su caso, mediante un oficio.

En la fase de Propuesta de la operación mixta:

Recibe del Servicio Gestor el documento ‘Permuta con Pago’, en estado de propuesta, Informe de Valoración y el Acuerdo de Aprobación.

En la fase de Validación patrimonial de la operación:

Comprueba que la información remitida es correcta, y en caso contrario la devuelve al Servicio Gestor para su subsanación.
Con fecha del título habilitante de la operación, o en su defecto, la de aprobación por parte del Órgano Competente valida la operación mixta.
Firma – el Responsable y el Técnico- el documento de ‘Permuta con Pago’ validado patrimonialmente como conformidad de la operación de validación realizada.
Envía el documento ‘Permuta con Pago’ al Servicio Gestor.

Contabilidad

En la fase de Contabilización de la operación:

Recibe del Servicio Gestor el documento ‘Permuta con pago’ y la Resolución de reconocimiento de la obligación.
Contabiliza la operación contable en la aplicación informática de contabilidad.
Como consecuencia de esta acción, la operación mixta con pago realizada en la aplicación informática de gestión de patrimonio, queda validada contablemente.
Firma el documento ‘Permuta con Pago’ como conformidad de la validación contable realizada.

Documentación generada

En este Procedimiento se generan los siguientes documentos:

Resolución o acuerdo del Órgano Competente.
Informe de valoración.
Documento de Permuta con Pago, generado por la aplicación informática de gestión de patrimonio.
Título habilitante de la operación.
Documentos contables, generados por la aplicación informática contable
Otra documentación requerida para la tramitación del Expediente, según procedimiento administrativo establecido en el Cabildo de Fuerteventura.

P.10.000 PROCEDIMIENTO DE PERMUTA CON COBRO EN METÁLICO

Objeto y alcance del procedimiento

El procedimiento de “Permuta con cobro en metálico” tiene como objetivo recoger toda la información necesaria para el sistema de gestión de patrimonio de la operación de carácter mixto que implica una operación de alta (por la que se adquiere un nuevo bien, generalmente, inmueble) y otra de baja que se entrega como parte del pago del nuevo bien. Al ser el valor de tasación del bien entregado superior al valor del bien recibido el Cabildo de Fuerteventura recibe un cobro por la diferencia, en metálico.

El tipo de operación considerada en este procedimiento es la que se relaciona a continuación, descrita en el Tomo II de Operaciones Patrimoniales:

Permuta mixta con cobro en metálico.

Fases

Las fases establecidas para este tipo de procedimiento son:

10.100. Inicio del procedimiento.
10.200. Propuesta de operación mixta.
10.300. Validación patrimonial de la operación.
10.400. Contabilización de la operación.

Descripción del procedimiento

A continuación se detalla de forma gráfica el flujo del procedimiento:

P.10.000 PERMUTA CON COBRO EN METÁLICO	(Pág. 1)

10.100

Servicio Gestor

Inicio

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial
Fase. Inicio del Procedimiento
El procedimiento se inicia con el acuerdo o resolución de aprobación por parte del Órgano Competente.

COMO REQUISITO IMPRESCINDIBLE DEL PROCEDIMIENTO, EL EXPEDIENTE QUE REMITE EL SERVICIO GESTOR AL ÓRGANO COMPETENTE PARA SU APROBACIÓN, HA DE INCLUIR UN INFORME DE VALORACIÓN, QUE INCLUYA LA TASACIÓN DE LOS BIENES -TANTO DE LOS A RECIBIR COMO DE LOS A ENTREGAR- FIRMADO POR EL TÉCNICO COMPETENTE

Acuerdo de Aprobación

Informe de Valoración

Expediente de Permuta

¿Existe la localización física donde se encuentra el bien a recibir?

NO

Comunica necesidad de localización física

Envía

Comunica necesidad de localización física

Esta comunicación se realiza mediante  correo  electrónico. En caso de no ser posible, se remitirá un oficio.

Alta Localización Física

SI	Comunica alta de
localización

Comunica alta de localización

10.200

Fase. Propuesta de la operación mixta

     

Registra bienes a recibir

Realiza Propuesta de Operación Mixta

Op. Mixta (Propuesta)

Subsanación		1

Con fecha de aprobación por parte del Órgano Competente, registra los bienes a dar de alta y los incorpora (junto a los de baja) a una propuesta de Operación Mixta, identificando el bien o bienes afectados por la operación, introduciendo:

Información sobre la similitud o no de los bienes intercambiados (desde un punto de vista funcional o de vida útil).
Valor:
Si lo activos intercambiados son similares, la entidad deberá diferenciar la parte de la operación que supone una venta - contraprestación en tesorería- de la parte de la operación que se materializa en una permuta -activo recibido.
Si los activos intercambiados no similares, el activo recibido se valora: por el valor razonable del bien entregado, ajustado por el importe de cualquier eventual cantidad de efectivo transferida en la operación.

Permuta con Cobro
(Propuesta)

Pág.2

P.10.000 PERMUTA CON COBRO EN METÁLICO	(Pág. 2)

Servicio Gestor

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

Pág.1

Permuta con Cobro
(Propuesta)

Firma Jefe SG (F1)

Permuta con Cobro
(Propuesta) (F1)

Firma Consejero Área
(F2)

El SG envía el documento de ‘Permuta  con  Cobro’, en estado de propuesta, Informe de Valoración y el Acuerdo de Aprobación, así como otra documentación requerida por el Responsable de la aplicación de  gestión  patrimonial,  justificando la operación patrimonial.

Permuta con Cobro

Acuerdo de

Informe de

Envía

Permuta con Cobro Acuerdo de

Informe de

(Propuesta) (F1, F2)

Aprobación

Valoración

(Propuesta) (F1, F2)

Aprobación

Valoración

Pág.3

P.10.000 PERMUTA CON COBRO EN METÁLICO	(Pág. 3)

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

Servicio Gestor

Contabilidad

10.300

Pág.2

Fase. Validación patrimonial de la operación

    	    	Op. Mixta	     
 		 		(Propuesta)	 	

Permuta con Cobro
(Propuesta) (F1, F2)

Acuerdo de Aprobación

Informe de Valoración

¿Correcto?

NO, devuelve al SG

1/1

SI

Valida Patrimonialmente

La operación se valida con la fecha del Título habilitante o, en su defecto, la fecha que figura en el Acuerdo de Aprobación por  parte  del Órgano Competente.

Firma Responsable y Técnico
(F3), (F4)

Op. Mixta (VP)

Permuta con Cobro
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Acuerdo de Aprobación

Envía

Envía

Permuta con Cobro

Permuta con Cobro Acuerdo de

(VP)
(F1, F2, F3, F4)

(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Aprobación

P.26.000
Documentación
B. Inmuebles

Inicia el procedimiento de Documentación  por el inmueble recibido.

Pág.4

P.10.000 PERMUTA CON COBRO EN METÁLICO	(Pág. 4)	
10.400	Contabilidad	
		Pág.3	
Fase. Contabilización de la operación	

Permuta con Cobro
(VP)
(F1, F2, F3, F4)		

Contabiliza operación contable	Con el documento que justifique el Cobro, elabora la propuesta de documento contable ‘RD’ donde introduce NECESARIAMENTE la ‘operación	mixta	validada Patrimonialmente’	

Firma (F5)	

Op. Mixta (VC)	

Asiento	
				
	Permuta con Cobro
(VC)
(F1, F2, F3, F4, F5)	Documento Contable con Anexo de Bienes (Contabilizado)		

Fin		

Competencias y responsabilidades

Las responsabilidades y competencias de cada uno de los intervinientes en este procedimiento son las siguientes:

Servicio Gestor

En la fase de Inicio del procedimiento:

El procedimiento se inicia con el acuerdo o resolución de aprobación por parte del Órgano Competente.
Como requisito imprescindible del procedimiento, el Expediente que remite el Servicio Gestor al Órgano Competente para su aprobación, ha de incluir un Informe de Valoración que incluya la tasación de los bienes (tanto los bienes a recibir como los a entregar) firmado por el Técnico competente.
Para el bien a dar de alta con motivo de la operación y, en el caso de que su alta suponga una nueva localización física, comunica esa circunstancia al Responsable de la aplicación de gestión patrimonial para que proceda a su alta en la aplicación de gestión de patrimonio. Esta comunicación se realizará mediante un correo electrónico. En caso de no ser posible, mediante oficio.

En la fase de Propuesta de la operación mixta:

Con fecha de la aprobación por parte del Órgano Competente, registra los bienes a dar de alta y los incorpora (junto a los de baja) a una propuesta de Operación Mixta, identificando el bien o bienes afectados por la operación, introduciendo:
Información sobre la similitud o no de los bienes intercambiados (desde un punto de vista funcional
o de vida útil).
Valor:
Si lo activos intercambiados son similares, la entidad deberá diferenciar la parte de la operación que supone una venta -contraprestación en tesorería- de la parte de la operación que se materializa en una permuta -activo recibido.
Si los activos intercambiados son no similares, el activo recibido se valora: por el valor razonable del bien entregado, ajustado por el importe de cualquier eventual cantidad de efectivo transferida en la operación.
Emite el documento de ‘Permuta con Cobro’ como resultado de la propuesta de operación.
El Jefe del Servicio Gestor y el Consejero de Área firman el documento de ‘Permuta con Cobro’ en estado de propuesta.
Subsana las deficiencias en la propuesta de operación, en caso de que existiesen.
Envía el documento de ‘Permuta con Cobro’, en estado de propuesta, Informe de Valoración y el Acuerdo de Aprobación, así como otra documentación requerida por el Responsable de la aplicación de gestión patrimonial, justificando la operación patrimonial.

En la fase de Validación patrimonial de la operación:

Recibe documento ‘Permuta con Cobro’ validado patrimonialmente como conformidad de la operación realizada.

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

En la fase de Inicio del procedimiento:

Si el bien a recibir supone una nueva localización física, recibe un comunicado del Servicio Gestor solicitando el alta en la aplicación de gestión de patrimonio. Esta solicitud se realiza a través del correo electrónico. En caso de no ser posible, se remitirá un oficio.
Realiza el alta de la nueva localización física y se lo comunica al Servicio Gestor mediante un correo electrónico o, en su caso, mediante un oficio.

En la fase de Propuesta de la operación mixta:

Recibe del Servicio Gestor el documento ‘Permuta con Cobro’, en estado de propuesta, Informe de Valoración y el Acuerdo de Aprobación.

En la fase de Validación patrimonial de la operación:

Comprueba que la información remitida es correcta, y en caso contrario la devuelve al Servicio Gestor para su subsanación.
Con fecha del título habilitante de la operación, o en su defecto, la de aprobación por parte del Órgano Competente valida la operación mixta. En la validación de la operación completa, en caso de no figurar, el importe a cobrar por el Cabildo.
Firma – el Responsable y el Técnico- el documento de ‘Permuta con Cobro’ validado patrimonialmente como conformidad de la operación de validación realizada.
Envía el documento ‘Permuta con Cobro’ junto con el Acuerdo de Aprobación a Contabilidad.
Envía el documento de ‘Permuta con Pago’, validado patrimonialmente, al Servicio Gestor para que tenga conocimiento de la operación realizada.

Contabilidad

En la fase de Validación patrimonial de la operación:

Recibe del Responsable de la aplicación de gestión patrimonial el documento ‘Permuta con Cobro’
validado patrimonialmente junto con el Acuerdo de Aprobación.

En la fase de Contabilización de la operación:

Contabiliza la operación contable (documento en fase RD) en la aplicación informática de contabilidad. Al hacer la operación necesariamente ha de incluir la operación mixta validada patrimonialmente.
Como consecuencia de esta acción, la operación mixta con cobro realizada en la aplicación informática de gestión de patrimonio, queda validada contablemente.
Firma el documento ‘Permuta con Cobro’ como conformidad de la validación contable realizada.

Documentación generada

En este Procedimiento se generan los siguientes documentos:

Resolución o acuerdo del Órgano Competente.
Informe de valoración.
Documento de Permuta con Cobro, generado por la aplicación informática de gestión de patrimonio.
Título habilitante de la operación.
Documentos contables, generados por la aplicación informática contable
Otra documentación requerida para la tramitación del Expediente, según procedimiento administrativo establecido en el Cabildo de Fuerteventura.

P.11.000 PROCEDIMIENTO DE OPERACIONES REVERTIBLES DE ENTREGA

Objeto y alcance del procedimiento

El procedimiento de “Operaciones revertibles de entrega” tiene como objetivo establecer los criterios, acciones a realizar y asignación de responsabilidades en el modelo de gestión de patrimonio que permita identificar qué bienes han sido entregados como consecuencia de una cesión de uso temporal o de una adscripción.

Los tipos de operaciones considerados en este procedimiento son los que se relacionan a continuación, descritos en el tomo II de Operaciones:

Cesión de uso temporal.
Adscripción.
Derechos y concesiones en contra.

Fases

Las fases establecidas para este tipo de procedimiento son:

11.100. Inicio del procedimiento.
11.200. Validación patrimonial de la operación.
11.300. Contabilización de la operación.

Descripción del procedimiento

A continuación se detalla de forma gráfica el flujo del procedimiento:

P.11.000 OPERACIÓN REVERTIBLE DE ENTREGA	(Pág. 1)

11.100

Servicio Gestor

Inicio
COMO REQUISITO IMPRESCINDIBLE DEL PROCEDIMIENTO, PARA EL CASO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES POR UN PERIODO SUPERIOR A LA VIDA ECONÓMICA DEL LOS MISMOS, EL EXPEDIENTE HA DE INCLUIR UN INFORME DE VALORACIÓN FIRMADO POR EL TÉCNICO COMPETENTE.

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial
Fase. Inicio del Procedimiento
El procedimiento se inicia con el acuerdo o resolución de aprobación por parte del Órgano Competente.

Acuerdo de Aprobación

Expediente de la operación

Informe de Valoración

La operación revertible supone la transferencia de  la  posesión  física de los bienes no de su propiedad.

Con la fecha que figure en el documento acreditativo de la

     

 		Subsanación		1

Propuesta de Operación Revertible de Entrega

Op. Revertible (Propuesta)

transmisión (o, en su defecto, en el Acuerdo de Aprobación), el Servicio Gestor, identifica el bien o bienes objeto de la operación y realiza la propuesta de operación revertible de entrega, informando:

De la Entidad beneficiaria, así como de la fecha de reversión prevista.
De si el periodo de la operación es superior o no a la vida económica del bien para la operación de ‘Adscripción’ y ‘Cesión de uso temporal’.
Y, para la operación de ‘Adscripción’ por un periodo superior a la vida económica: valor razonable del bien adscrito, según el Informe de valoración.

Op. Revertible
(Propuesta)

Firma Jefe SG (F1)

Op. Revertible (Propuesta) (F1)

Firma Consejero Área
(F2)

El SG envía el documento de ‘Operación Revertible’ en estado de propuesta, Acuerdo de Aprobación y, en el caso de que se tenga, el documento acreditativo de la transmisión, así como otra documentación requerida por el Responsable de la aplicación de gestión patrimonial, justificando la operación.

Op. Revertible (Propuesta) (F1, F2)

Acuerdo de Aprobación

Envía
Doc. Acreditativo de Transmisión

Op. Revertible (Propuesta) (F1, F2)

Acuerdo de Aprobación

Doc. Acreditativo de Transmisión

Pág.2

P.11.000 OPERACIÓN REVERTIBLE DE ENTREGA	(Pág. 2)

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

Servicio Gestor

Contabilidad

11.200

Pág.1

Fase. Validación patrimonial de la operación

    	Op. Revertible	     	  
 		(Propuesta)	 	

Op. Revertible

Acuerdo de Doc. Acreditativo de

(Propuesta) (F1, F2)

Aprobación

Transmisión

¿Correcto?	 	

NO, devuelve al SG

1/1

SI
La operación se valida con la fecha

Firma

Valida Patrimonialmente

Op. Revertible

que figura en el documento acreditativo de la transmisión, o en su defecto, en la del Acuerdo de Aprobación.

Responsable y Técnico (F3), (F4)

(VP)

NO

¿Contabiliza? SI

 		Une

    	Asiento
 		(Propuesta)

Op. Revertible
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Asiento Contable
(Propuesta)

Envía

Op. Revertible
(VP)

Op. Revertible
(VP)

Asiento Contable

Acuerdo de Aprobación

(F1, F2, F3, F4)

(F1, F2, F3, F4) (Propuesta)

Pág.3

P.11.000 OPERACIÓN REVERTIBLE DE ENTREGA	(Pág. 3)

Contabilidad

11.300

Pág.2

Fase. Contabilización de la operación

Op. Revertible
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Acuerdo de Aprobación

Asiento Contable
(Propuesta)

Asiento (Propuesta)

Contabiliza

Firma (F5)

Firma (F1)

Op. Revertible (VC)

Asiento

Op. Revertible
(VC)
(F1, F2, F3, F4, F5)

Asiento Contable (Contabilizado) (F1)

Fin

Competencias y responsabilidades

Las responsabilidades y competencias de cada uno de los intervinientes en este procedimiento son las siguientes:

Servicio Gestor

En la fase de Inicio del procedimiento:

El procedimiento se inicia con el acuerdo o resolución de aprobación por parte del Órgano Competente.
Como requisito imprescindible del procedimiento, para el caso de Adscripción de bienes por un periodo superior a la vida económica de los mismos, el Expediente ha de incluir un Informe de Valoración firmado por el Técnico competente.
La operación revertible supone la transferencia de la posesión física de los bienes no de su propiedad.
Con la fecha que figure en el documento acreditativo de la transmisión (o, en su defecto, en el Acuerdo de Aprobación), el Servicio Gestor identifica el bien o bienes objeto de la operación y realiza la propuesta de operación revertible de entrega, informando:
De la Entidad beneficiaria, así como de la fecha de reversión prevista.
De si el periodo de la operación es superior o no a la vida económica del bien para la operación de
‘Adscripción’ y ‘Cesión de uso temporal’.
Emite el documento de ‘Operación Revertible de Entrega’ como resultado de la propuesta de la operación.
El Jefe del Servicio Gestor y el Consejero de Área firman el documento de ‘Operación Revertible de Entrega’ en estado de propuesta.
Subsana las deficiencias en la propuesta de operación, en caso de que existiesen.
Envía el documento de ‘Operación Revertible de Entrega’ en estado de propuesta, Acuerdo de Aprobación y, en el caso de que se tenga, documento acreditativo de la transmisión, así como otra documentación requerida por el Responsable de la aplicación de gestión patrimonial, justificando la operación patrimonial.

En la fase de Validación patrimonial de la operación:

Recibe documento ‘Operación Revertible de Entrega’ validado patrimonialmente como conformidad de la operación realizada.

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

En la fase de Inicio del procedimiento:

Recibe del Servicio Gestor el documento ‘Operación Revertible de Entrega’ en estado de propuesta, Acuerdo de Aprobación y, en el caso de que se tenga, el documento acreditativo de la transmisión, así como otra documentación requerida que justifique la operación patrimonial.

En la fase de Validación patrimonial de la operación:

Con la fecha que figura en el documento acreditativo de la transmisión o, en su defecto, en el Acuerdo de Aprobación por parte del Órgano Competente valida la operación patrimonial.
Firma – el Responsable y el Técnico- el documento de ‘Operación Revertible de Entrega’ validado patrimonialmente como conformidad de la operación de validación realizada.
En el caso de que la operación contabilice, envía el documento ‘Operación Revertible de Entrega’ junto
con el Acuerdo de Aprobación y el documento de ‘Asiento Contable’ propuesto a Contabilidad.
Envía el documento de ‘Operación Revertible de Entrega’, validado patrimonialmente, al Servicio Gestor para que tenga conocimiento de la operación realizada.

Contabilidad

En la fase de Validación patrimonial de la operación:

En el caso de que la operación contabilice, recibe del Responsable de la aplicación de gestión patrimonial, el documento de Asiento Contable propuesto, Acuerdo de Aprobación y el documento ‘Operación Revertible de Entrega’ validado patrimonialmente.

En la fase de Contabilización de la operación:

Contabiliza el asiento propuesto por la aplicación informática de gestión de patrimonio en la aplicación informática de gestión contable.
Firma el documento ‘Asiento Contable’ como conformidad de la contabilización del asiento directo realizada.
Firma el documento ‘Operación Revertible de Entrega’ como conformidad de la validación contable realizada.

Documentación generada

En este Procedimiento se generan los siguientes documentos:

Documento de Operación Revertible de Entrega, generado por la aplicación informática de gestión de patrimonio.
Documento Asiento Contable, emitido por la aplicación informática de patrimonio.

P.12.000 PROCEDIMIENTO DE OPERACIONES REVERTIBLES DE REGRESO

Objeto y alcance del procedimiento

El procedimiento de “Operaciones revertibles de regreso” tiene como objetivo establecer los criterios, acciones a realizar y asignación de responsabilidades en el modelo de gestión de patrimonio que permita identificar qué bienes han sido recibidos de operaciones revertibles realizadas, como por ejemplo, con motivo de una cesión o adscripción.

Los tipos de operaciones considerados en este procedimiento son los que se relacionan a continuación, descritos en el tomo II de Operaciones:

Reversión de un bien entregado en cesión de uso temporal.
Reversión de un bien entregado en adscripción.
Fin de derechos y concesiones en contra.

Fases

Las fases establecidas para este tipo de procedimiento son:

12.100. Inicio del procedimiento.
12.200. Validación patrimonial de la operación.
12.300. Contabilización de la operación.

Descripción del procedimiento

A continuación se detalla de forma gráfica el flujo del procedimiento:

P.12.000 OPERACIÓN REVERTIBLE DE REGRESO	(Pág. 1)

12.100

Servicio Gestor

Inicio

COMO REQUISITO IMPRESCINDIBLE DEL PROCEDIMIENTO, EL EXPEDIENTE QUE REMITE EL Servicio Gestor AL ÓRGANO COMPETENTE PARA SU APROBACIÓN, HA DE INCLUIR UN INFORME DE VALORACIÓN FIRMADO POR EL TÉCNICO COMPETENTE

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial
Fase. Inicio del Procedimiento
El inicio de este procedimiento puede venir propiciado por una consulta en la aplicación de gestión de patrimonio, de los bienes   que tienen que revertir al Patrimonio del Cabildo en  próximas  fechas.

En este caso, el Responsable de la aplicación de  gestión  patrimonial puede instar al Servicio Gestor para que inicie el procedimiento

El procedimiento se inicia con el acuerdo o resolución de aprobación por parte del Órgano Competente.

    	El Expediente ha de incluir un Informe de Valoración, firmado por
 		el Técnico competente, con la siguiente información:

Acuerdo de Aprobación

Expediente de la operación

Informe de Valoración

- El valor razonable del bien, si la operación revertible de entrega de ‘Adscripción’ y ‘Cesión de uso temporal’ fue por un periodo superior a la vida económica del bien.

Propuesta de Operación Revertible de Regreso

 		Subsanación		1

Op. Revertible (Propuesta)

Op. Revertible
(Propuesta)

Firma Jefe SG (F1)

Op. Revertible (Propuesta) (F1)

Firma Consejero Área
(F2)

Op. Revertible (Propuesta) (F1, F2)

Acuerdo de Aprobación

Informe de Valoración

Envía

Op. Revertible (Propuesta) (F1, F2)

Acuerdo de Aprobación

Informe de Valoración

Pág.2

P.12.000 OPERACIÓN REVERTIBLE DE REGRESO	(Pág. 2)

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

Servicio Gestor

Contabilidad

12.200

Pág.1

Fase. Validación patrimonial de la operación

    	Op. Revertible	     	  
    	(Propuesta)	 		 	

Op. Revertible (Propuesta) (F1, F2)

Acuerdo de Aprobación

Informe de Valoración

¿Correcto?	 	

NO, devuelve al SG

1/1

SI

Valida Patrimonialmente

La operación se valida con  la  fecha  del Acuerdo de Aprobación.

Firma Responsable y Técnico
(F3), (F4)

Op. Revertible (VP)

NO

¿Contabiliza? SI

El Responsable de la aplicación de gestión patrimonial envía  a Contabilidad el documento de Operación revertible, la propuesta de asiento contable,  Informe  de Valoración y la el Acuerdo de Aprobación

 		Une       	

Une

Asiento

 

(Propuesta)

Envía

Op. Revertible
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Informe de Valoración

Asiento Contable
(Propuesta)

Envía

Op. Revertible
(VP)

Op. Revertible
(VP)

Asiento
Contable Informe de

Acu.

(F1, F2, F3, F4)

(F1, F2, F3, F4) (Propuesta) Valoración

Aprob.

Pág.3

P.12.000 OPERACIÓN REVERTIBLE DE REGRESO	(Pág. 3)

Contabilidad

12.300

Pág.2

Fase. Contabilización de la operación

Acuerdo de Aprobación

Op. Revertible
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Asiento Contable
(Propuesta)

Asiento (Propuesta)

Informe de Valoración

Contabiliza

Firma (F5)

Firma (F1)

Op. Revertible (VC)

Asiento

Op. Revertible
(VC)
(F1, F2, F3, F4, F5)

Asiento Contable (Contabilizado) (F1)

Fin

Competencias y responsabilidades

Las responsabilidades y competencias de cada uno de los intervinientes en este procedimiento son las siguientes:

Servicio Gestor

En la fase de Inicio del procedimiento:

El inicio de este procedimiento puede venir propiciado por una consulta en la aplicación de gestión de patrimonio, de los bienes que tienen que revertir al Patrimonio del Cabildo en próximas fechas.
En este caso, el Responsable de la aplicación de gestión patrimonial puede instar al Servicio Gestor para que inicie el procedimiento
El procedimiento se inicia con el acuerdo o resolución de aprobación por parte del Órgano Competente.
El Expediente ha de incluir un Informe de Valoración (salvo para la reversión de un bien entregado en concesión), firmado por el Técnico competente, con la siguiente información:
El valor razonable del bien, si la operación revertible de entrega de ‘Adscripción’ y ‘Cesión de uso temporal’ fue por un periodo superior a la vida económica del bien.
Con la fecha que figure en el documento acreditativo de la recepción (o, en su defecto, en el Acuerdo de Aprobación), el Servicio Gestor identifica el bien o bienes objeto de la operación y realiza la propuesta de operación revertible de regreso.
Emite el documento de ‘Operación Revertible de Regreso’ como resultado de la propuesta de operación.
El Jefe del Servicio Gestor y el Consejero de Área firman el documento de ‘Operación Revertible de Regreso’ en estado de propuesta.
Subsana las deficiencias en la propuesta de operación, en caso de que existiesen.
Envía el documento de ‘Operación Revertible de Regreso’ en estado de propuesta, Acuerdo de Aprobación y el Informe de Valoración, así como otra documentación requerida por el Responsable de la aplicación de gestión patrimonial, justificando la operación patrimonial.

En la fase de Validación patrimonial de la operación:

Recibe documento ‘Operación Revertible de Regreso’ validado patrimonialmente como conformidad de la operación realizada y lo archiva.

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

En la fase de Inicio del procedimiento:

Recibe del Servicio Gestor el documento ‘Operación Revertible de Regreso’ en estado de propuesta, Informe de Valoración y, en el caso de que se tenga, el documento acreditativo de la recepción, así como otra documentación requerida que justifique la operación patrimonial.

En la fase de Validación patrimonial de la operación:

Con la fecha que figura en el documento acreditativo de la recepción o, en su defecto, en el Acuerdo de Aprobación por parte del Órgano Competente valida la operación patrimonial.
Firma – el Responsable y el Técnico- el documento de ‘Operación Revertible de Regreso’ validado patrimonialmente como conformidad de la operación de validación realizada.
En el caso de que la operación contabilice, envía el documento ‘Operación Revertible de Regreso’ junto
con el Acuerdo de Aprobación y el documento de ‘Asiento Contable’ propuesto a Contabilidad.
Envía el documento de ‘Operación Revertible de Regreso’, validado patrimonialmente, al Servicio Gestor para que tenga conocimiento de la operación realizada.

Contabilidad

En la fase de Validación patrimonial de la operación:

En el caso de que la operación contabilice, recibe del Responsable de la aplicación de gestión patrimonial el documento de Asiento Contable propuesto, Acuerdo de Aprobación y el documento ‘Operación Revertible de Regreso’ validado patrimonialmente.

En la fase de Contabilización de la operación:

Contabiliza el asiento propuesto por la aplicación informática de gestión de patrimonio en la aplicación informática de gestión contable.
Firma el documento ‘Asiento Contable’ como conformidad de la contabilización del asiento directo realizado.
Firma el documento ‘Operación Revertible de Entrega’ como conformidad de la validación contable realizada.

Documentación generada

En este Procedimiento se generan los siguientes documentos:

Documento de Operación Revertible de Regreso, generado por la aplicación informática de gestión de patrimonio.
Documento Asiento Contable, emitido por la aplicación informática de patrimonio.

P.13.000 PROCEDIMIENTO DE OPERACIONES JURÍDICAS

Objeto y alcance del procedimiento

Este procedimiento regula los cambios de calificación jurídica sobre bienes propiedad del Cabildo.

Los posibles cambios jurídicos sobre bienes del Cabildo de Fuerteventura son los siguientes, todos ellos relacionados en el Tomo II de Operaciones Patrimoniales.

Afectación de Patrimonial a Servicio Público
Desafectación de Servicio Público a Patrimonial.

Afectación de Patrimonial a Uso Público.
Desafectación del Uso Público.

Afectación del Servicio Público al Uso Público.
Afectación del Uso Público al Servicio Público.

Fases

Las fases establecidas para este tipo de procedimiento son:

13.100. Inicio del procedimiento.
13.200. Validación patrimonial de la operación.
13.300. Contabilización de la operación.

Descripción del procedimiento

A continuación se detalla de forma gráfica el flujo del procedimiento:

P.13.000 OPERACIÓN JURÍDICA	(Pág. 1)

13.100

Servicio Gestor

Inicio

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial
Fase. Inicio del Procedimiento
El procedimiento se inicia con el acuerdo o resolución de aprobación por parte del Órgano Competente.

Acuerdo de Aprobación

Expediente de la operación

 		Subsanación		1
Propuesta de Operación Jurídica

Con la fecha que figure en el Acuerdo de Aprobación, el Servicio Gestor, identifica el bien o bienes objeto de la operación y realiza la propuesta de operación jurídica.

Op. Jurídica (Propuesta)

Op. Jurídica
(Propuesta)
Firma Jefe SG (F1)

Op. Jurídica (Propuesta) (F1)

Firma Consejero Área
(F2)

El SG envía el documento de ‘Operación Jurídica’ en estado de propuesta y el Acuerdo de Aprobación así como  otra  documentación requerida por el Responsable de la aplicación de gestión patrimonial, justificando la operación.

Op. Jurídica (Propuesta) (F1, F2)

Acuerdo de Aprobación

Envía

Op. Jurídica (Propuesta) (F1, F2)

Acuerdo de Aprobación

Pág.2

P.13.000 OPERACIÓN JURÍDICA	(Pág. 2)

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

Servicio Gestor

Contabilidad

13.200

Pág.1

Fase. Validación patrimonial de la operación

    	Op. Jurídica	     
 		(Propuesta)	 	

Op. Jurídica (Propuesta) (F1, F2)

Acuerdo de Aprobación

¿Correcto?	 	

NO, devuelve al SG

1/1

SI

Valida Patrimonialmente

La operación se valida con la fecha del Acuerdo de Aprobación.

Firma Responsable y Técnico
(F3), (F4)

Op. Jurídica (VP)

NO

¿Contabiliza? SI

Las operaciones de ‘Calificación de Activos en estado de venta’ y  ‘Reversión del estado de venta’ contabilizan.

 		Une

    	Asiento
 		(Propuesta)

Op. Jurídica
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Asiento Contable
(Propuesta)

Envía

Op. Jurídica
(VP)

Op. Jurídica
(VP)

Asiento Contable

Acuerdo de Aprobación

(F1, F2, F3, F4)

(F1, F2, F3, F4) (Propuesta)

Pág.3

P.13.000 OPERACIÓN JURÍDICA	(Pág. 3)

Contabilidad

13.300

Pág.2

Fase. Contabilización de la operación

 		Asiento
(Propuesta)

Op. Jurídica
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Asiento Contable
(Propuesta)

Contabiliza

Firma (F5)

Firma (F1)

Op. Jurídica
(VC)

Asiento

Op. Jurídica
(VC)
(F1, F2, F3, F4, F5)

Asiento Contable (Contabilizado) (F1)

Fin

Competencias y responsabilidades

Las responsabilidades y competencias de cada uno de los intervinientes en este procedimiento son las siguientes:

Servicio Gestor

En la fase de Inicio del procedimiento:

El procedimiento se inicia con el acuerdo o resolución de aprobación por parte del Órgano Competente.
Con la fecha que figure en el Acuerdo de Aprobación, el Servicio Gestor identifica el bien o bienes objeto de la operación y realiza la propuesta de operación jurídica.
Emite el documento de ‘Operación Jurídica’ como resultado de la propuesta de la operación.
El Jefe del Servicio Gestor y el Consejero de Área firman el documento de ‘Operación Jurídica’ en
estado de propuesta.
Subsana las deficiencias en la propuesta de operación, en caso de que existiesen.
Envía el documento de ‘Operación Jurídica’ en estado de propuesta y el Acuerdo de Aprobación, así como otra documentación requerida por el Responsable de la aplicación de gestión patrimonial, justificando la operación patrimonial.

En la fase de Validación patrimonial de la operación:

Recibe documento ‘Operación Jurídica’ validado patrimonialmente como conformidad de la operación realizada.

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

En la fase de Inicio del procedimiento:

Recibe del Servicio Gestor el documento ‘Operación Jurídica’ en estado de propuesta y Acuerdo de
Aprobación, así como otra documentación requerida que justifique la operación patrimonial.

En la fase de Validación patrimonial de la operación:

Con la fecha que figura en el Acuerdo de Aprobación por parte del Órgano Competente valida la operación patrimonial.
Firma – el Responsable y el Técnico- el documento de ‘Operación Jurídica’ validado patrimonialmente como conformidad de la operación de validación realizada.
En el caso de que la operación contabilice, envía el documento ‘Operación Jurídica’ junto con el
Acuerdo de Aprobación y el documento de ‘Asiento Contable’ propuesto a Contabilidad.

Las operaciones de ‘Calificación de Activos en estado de venta’ y ‘Reversión del estado de venta’
contabilizan.
Envía el documento de ‘Operación Jurídica’, validado patrimonialmente, al Servicio Gestor para que
tenga conocimiento de la operación realizada.

Contabilidad

En la fase de Validación patrimonial de la operación:

En el caso de que la operación contabilice, recibe del Responsable de la aplicación de gestión patrimonial el documento de Asiento Contable propuesto, el Acuerdo de Aprobación y el documento ‘Operación Jurídica’ validado patrimonialmente.

En la fase de Contabilización de la operación:

Contabiliza el asiento propuesto por la aplicación informática de gestión de patrimonio en la aplicación informática de gestión contable.
Firma el documento ‘Asiento Contable’ como conformidad de la contabilización del asiento directo
realizada.
Firma el documento ‘Operación Jurídica’ como conformidad de la validación contable realizada.

Documentación generada

En este Procedimiento se generan los siguientes documentos:

Documento de Operación Jurídica, generado por la aplicación informática de gestión de patrimonio.
Documento Asiento Contable, emitido por la aplicación informática de patrimonio.

P.20.000 PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE BIENES SIN CAMBIO DE SERVICIO GESTOR

Objeto y alcance del procedimiento

Este procedimiento regula todo movimiento de un bien simple entre diferentes localizaciones físicas sin que implique cambio de Servicio Gestor. Por tanto el procedimiento “Traslado sin cambio de servicio gestor” es la recopilación de toda la información necesaria para que el sistema de gestión de patrimonio permita conocer qué bienes han sido cambiados de localización permaneciendo en el mismo Servicio Gestor.

El presente procedimiento es de aplicación a todos los bienes que formen parte del Patrimonio del Cabildo de Fuerteventura, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:

Los bienes con tipo de gestión ‘por cantidad’ se localizan a nivel de Entidad o de Centro, por lo que
la gestión a realizar es de traslados entre Centros con el mismo Servicio Gestor.

Para los bienes con tipo de gestión ‘inversión general’ no existe gestión de traslados

Fases

Las fases establecidas para este tipo de procedimiento son:

20.100. Traslado de bienes.
20.200. Validación patrimonial de la operación.

Descripción del procedimiento

A continuación se detalla de forma gráfica el flujo del procedimiento:

P.20.000 TRASLADO DE BIENES SIN CAMBIO DE SERVICIO GESTOR	(Pág. 1)

20.100

Servicio Gestor

Inicio

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial
Fase. Traslado de bienes

Traslada los bienes

¿Existe en la aplicación
la localización física	NO destino del bien?

Comunica necesidad de localización física

Comunica necesidad de localización física

Esta comunicación se realiza mediante correo electrónico.  En caso de no ser posible, se remitirá un oficio.

Alta Localización Física

SI
Comunica alta de localización

Comunica alta de localización

Propuesta de Traslado

Subsanación		1

Traslado (Propuesto)

Traslado Bienes
(Propuesto)

Firma Jefe SG (F1)

Traslado Bienes
(Propuesto) (F1)

Traslado Bienes
(Propuesto) (F1)

Pág.2

P.20.000 TRASLADO DE BIENES SIN CAMBIO DE SERVICIO GESTOR	(Pág. 2)

Responsable de la aplicación de  gestión patrimonial	Servicio Gestor

20.200

Pág.1

Fase. Validación Patrimonial de la operación

Traslado (Propuesto)

Traslado Bienes
(Propuesto) (F1)

¿Correcto?

NO, devuelve al SG

1/1

SI

Valida Patrimonialmente

Firma Responsable y Técnico
(F2), (F3)

Traslado (VP)

Traslado Bienes
(VP) (F1, F2, F3)

Traslado Bienes
(VP) (F1, F2, F3)

Fin

Competencias y responsabilidades

Las responsabilidades y competencias de cada uno de los intervinientes en este procedimiento son las siguientes:

Servicio Gestor

En la fase de Inicio del procedimiento:

En el caso de que el traslado del bien suponga una nueva localización física, comunica esa circunstancia al Responsable de la aplicación de gestión patrimonial para que proceda a su alta en la aplicación de gestión de patrimonio. Esta comunicación se realizará mediante un correo electrónico, o si no fuera posible, mediante un oficio.
Elabora propuesta de traslado en la aplicación informática de gestión de patrimonio obteniendo el
documento de ‘Traslado de Bienes’.
El Jefe del Servicio Gestor firma el documento ‘Traslado de Bienes’.
Envía el documento de ‘Traslado de Bienes’, en estado de propuesta, al Responsable de la aplicación de gestión patrimonial para su validación patrimonial.

En la fase de Validación patrimonial del traslado:

Recibe documento ‘Traslado de Bienes’ validado patrimonialmente y lo archiva.

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

En la fase de Inicio del procedimiento:

Si el traslado del bien supone una nueva localización física, recibe un comunicado del Servicio Gestor solicitando el alta en la aplicación de gestión de patrimonio. Esta solicitud se realiza a través del correo electrónico o bien, mediante oficio.
Realiza el alta de la nueva localización física y se lo comunica al Servicio Gestor mediante un correo electrónico o, en su caso, mediante un oficio.
Recibe el documento ‘Traslado de Bienes’, en estado de propuesta, remitido por el Servicio Gestor.

En la fase de Validación patrimonial del traslado:

Valida patrimonialmente la operación de traslado en la aplicación informática de gestión de patrimonio.
Firma – el Responsable y el Técnico- el documento ‘Traslado de Bienes’ como conformidad de la operación de validación patrimonial realizada.
Envía el documento de ‘Traslado de Bienes’ validado patrimonialmente al Servicio Gestor como conformidad de la operación realizada.

Documentación generada

En este procedimiento se genera el siguiente documento:

Documento Traslado de Bienes generado por la aplicación informática de gestión de patrimonio.

P.21.000 PROCEDIMIENTO DE TRASLADO CON CAMBIO DE SERVICIO GESTOR

Objeto y alcance del procedimiento

Este procedimiento regula todo movimiento de un bien entre diferentes localizaciones físicas y que implique un cambio de servicio gestor. Por tanto el procedimiento “Traslado con cambio de servicio gestor” es la recopilación de toda la información necesaria para que el sistema de gestión de patrimonio permita conocer qué bienes han sido cambiados de localización física y de servicio gestor.

El presente procedimiento es de aplicación a todos los bienes con tipo de gestión ‘simple’ o ‘por cantidad’ que formen parte del Patrimonio del Cabildo de Fuerteventura, teniendo en cuenta que para los bienes con tipo de gestión ‘inversión general’ no existe gestión de traslados.

El cambio de localización física de los bienes dentro de un mismo servicio gestor es objeto del
procedimiento de ‘Traslado sin cambio de servicio gestor’.

Fases

Las fases establecidas para este tipo de procedimiento son:

21.100. Inicio del traslado.
21.200. Recepción de los bienes.
21.300. Validación patrimonial del traslado.

Descripción del procedimiento

A continuación se detalla de forma gráfica el flujo del procedimiento:

P.21.000 TRASLADO DE BIENES CON CAMBIO DE Servicio Gestor	(Pág. 1)

21.100

Servicio Gestor Origen	Servicio Gestor Destino

Inicio

Fase. Inicio del Traslado

Propuesta de Traslado

Subsanación		1

     

Traslado (Propuesto)

Traslado Bienes
(Propuesto)

Firma Jefe SG (F1)

Traslada	 	
bienes	 
Traslado Bienes

21.200

(Propuesto) (F1)

Traslado Bienes
(Propuesto) (F1)

Fase. Recepción de los bienes

Una vez los bienes se recepcionen en la localización destino y, en el caso de que los datos de localización sean erróneos o no estén completados, incluye manualmente la información

Completa datos de traslado
Y firma (F2)

Traslado Bienes
(Realizado) (F1, F2)

Pág.2

P.21.000 TRASLADO DE BIENES CON CAMBIO DE Servicio Gestor	(Pág. 2)

Servicio Gestor Destino

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

Servicio Gestor Origen

Pág.1

Traslado Bienes

21.300

(Realizado) (F1, F2)

Traslado Bienes
(Realizado) (F1, F2)

Fase. Validación Patrimonial

Traslado (Propuesto)

¿Correcto?

NO, devuelve al SG

1/1

SI

Valida Patrimonialmente

Firma Responsable y Técnico
(F3), (F4)

Traslado (VP)

 		Envía	 	

Traslado Bienes
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Traslado Bienes
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Traslado Bienes
(VP)
(F1, F2, F3, F4)

Fin

Competencias y responsabilidades

Las responsabilidades y competencias de cada uno de los intervinientes en este procedimiento son las siguientes:

Servicio Gestor origen

En la fase de Inicio del procedimiento:

Elabora propuesta de traslado en la aplicación informática de gestión de patrimonio obteniendo el
documento de ‘Traslado de Bienes’
El Jefe del Servicio Gestor firma el documento ‘Traslado de Bienes’ en estado de propuesta.
Envía el documento ‘Traslado de Bienes’, en estado de propuesta, al Servicio Gestor destinatario del traslado.

En la fase de Validación patrimonial del traslado:

Recibe el documento de ‘Traslado de Bienes’ validado patrimonialmente y lo archiva.

Servicio Gestor destino

En la fase de Traslado:

Recibe los bienes y el documento ‘Traslado de Bienes’, en estado de propuesta.
En el caso de que la información de localización de los bienes sea errónea o bien esté incompleta, la
incluye en el documento de ‘Traslado de Bienes’ recibido.
El Jefe del Servicio Gestor firma el documento ‘Traslado de Bienes’ en estado de propuesta, como conformidad de la recepción.
Una vez el traslado es realizado envía el documento ‘Traslado de Bienes’ al Responsable de la aplicación de gestión patrimonial.

En la fase de Validación patrimonial del traslado:

Recibe el documento de ‘Traslado de Bienes’ validado patrimonialmente.

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

En la fase de Traslado:

Recibe el documento de ‘Traslado’ con las firmas del Servicio Gestor Origen y Destino.

En la fase de Validación patrimonial:

En el caso de que el traslado del bien suponga una nueva localización física da de alta en la aplicación de gestión de patrimonio.
Realiza la operación patrimonial de traslado en la aplicación informática de gestión de patrimonio.
Firma – el Responsable y el Técnico- el documento ‘Traslado de Bienes’.
Envía el documento de ‘Traslado de Bienes’ al Servicio Gestor Destino para que tenga constancia de la operación realizada.
Envía el documento de ‘Traslado de Bienes’ al Servicio Gestor Origen para que tenga constancia de la operación realizada.

Documentación generada

En este procedimiento se general siguiente documento:

Documento Traslado de Bienes generado por la aplicación informática de gestión de patrimonio.

P.22.000 PROCEDIMIENTO DE SALIDAS TEMPORALES DE BIENES

Objeto y alcance del procedimiento

El objetivo de este procedimiento es regular la salida temporal, ya sea de bienes de carácter Histórico – Artístico o bien de otro tipo de bienes en concepto de reparación, de dependencias del Cabildo de Fuerteventura. Estas salidas temporales se producen por las siguientes causas:

Exposiciones.
Restauración.
Depósitos.
Reparaciones

El procedimiento de salida temporal de bienes supone siempre dos fases:

Salida del bien.
Regreso del bien.

Fases

Las fases establecidas para este tipo de procedimiento son:

22.100 Inicio del procedimiento.
22.200 Validación patrimonial de la salida.
22.300 Regreso del bien.
22.400 Validación patrimonial del regreso.

Descripción del procedimiento

A continuación se detalla de forma gráfica el flujo del procedimiento:

P.22.000 SALIDAS TEMPORALES DE BIENES	(Pág. 1)

22.100

Servicio Gestor

Inicio

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial
Fase. Inicio del Procedimiento

Propuesta de Salida

Salida (Propuesto)

Subsanación		1

Este procedimiento es utilizado por ejemplo, para la salidas  temporales de bienes histórico - artísticos por razones de:
Exposiciones
Restauraciones
Depósitos.

También es utilizado para las salidas de equipos en concepto de reparación.

Salida Temporal
(Propuesto)

Firma Jefe SG (F1)

22.200

Salida Temporal
(Propuesto) (F1)

Salida Temporal
(Propuesto) (F1)

Fase. Validación patrimonial

Salida Temporal (Propuesta)

1/1      	

NO, devuelve al SG

¿Correcto?

SI

Valida Patrimonialmente

Firma Jefe SG (F2)

 		Envía	 	

Salida Temporal
(VP) (F1, F2)

Salida Temporal
(VP) (F1, F2)

Pág.2

P.22.000 SALIDAS TEMPORALES DE BIENES	(Pág. 2)

22.300

Servicio Gestor

Pág.1

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial
Fase. Regreso del bien

Propuesta de Regreso de la Salida Temporal

Subsanación		1

Regreso de Salida (Propuesto)

Regreso Salida
(Propuesto)

Firma Jefe SG (F1)

22.400

Regreso Salida (Propuesto)  (F1)

Regreso Salida (Propuesto)  (F1)

Fase. Validación patrimonial

Regreso Salida (Propuesta)

1/2      	

NO, devuelve al SG

¿Correcto?

Valida Patrimonialmente

SI

Firma Responsable y Técnico
(F2), (F3)

 		Envía

Traslado Bienes
(VP) (F1, F2, F3)

Traslado Bienes
(VP) (F1, F2, F3)

Fin

Competencias y responsabilidades

Las responsabilidades y competencias de cada uno de los intervinientes en este procedimiento son las siguientes:

Servicio Gestor

En la fase de Inicio del procedimiento:

Elabora propuesta de salida temporal en la aplicación informática de gestión de patrimonio obteniendo
el documento de ‘Salida Temporal de Bienes’.
El Jefe del Servicio Gestor firma el documento ‘Salida Temporal de Bienes’.
Envía el documento de ‘Salida Temporal de Bienes’, en estado de propuesta, al Responsable de la aplicación de gestión patrimonial para su validación patrimonial.

En la fase de Validación patrimonial de la salida:

Recibe documento ‘Salida Temporal de Bienes’ validado patrimonialmente.

En la fase de Regreso:

Elabora propuesta de regreso de la salida temporal en la aplicación informática de gestión de patrimonio obteniendo el documento de ‘Regreso Salida Temporal’.
El Jefe del Servicio Gestor firma el documento ‘Regreso Salida Temporal’.
Envía el documento de ‘Regreso Salida Temporal’, en estado de propuesta, al Responsable de la aplicación de gestión patrimonial para su validación patrimonial.

En la fase de Validación patrimonial del regreso:

Recibe documento ‘Regreso Salida Temporal’ validado patrimonialmente.

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

En la fase de Inicio del procedimiento:

Recibe el documento ‘Salida Temporal de Bienes’, en estado de propuesta, remitido por el Servicio Gestor.

En la fase de Validación patrimonial de la salida:

Valida patrimonialmente la operación de salida en la aplicación informática de gestión de patrimonio.

Firma –el Responsable y el Técnico- el documento ‘Salida Temporal de Bienes’ como conformidad de la operación de validación patrimonial realizada.
Envía el documento de ‘Salida Temporal de Bienes’ validado patrimonialmente al Servicio Gestor como conformidad de la operación realizada.

En la fase de Regreso:

Recibe el documento ‘Regreso Salida Temporal’, en estado de propuesta, remitido por el Servicio
Gestor.

En la fase de Validación patrimonial del Regreso:

Valida patrimonialmente la operación de salida en la aplicación informática de gestión de patrimonio.
Firma –el Jefe del Servicio- el documento ‘Regreso Salida Temporal’ como conformidad de la operación de validación patrimonial realizada.
Envía el documento de ‘Regreso Salida Temporal’ validado patrimonialmente al Servicio Gestor como
conformidad de la operación realizada.

Documentación generada

Documento Salida Temporal generado por la aplicación informática de gestión de patrimonio.
Documento Regreso de Salida Temporal generado por la aplicación informática de gestión de patrimonio.

P.23.000 PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN PERIÓDICA DE BIENES

Objeto y alcance del procedimiento

El objeto principal de este procedimiento es facilitar la actualización del inventario para el control de todos los bienes.

El Responsable de la aplicación de gestión patrimonial como garante del inventario de bienes del Cabildo de Fuerteventura establece revisiones periódicas que permiten la identificación de desajustes entre el inventario del sistema de gestión de patrimonio y la realidad. Estas revisiones periódicas se realizan por parte de los Servicios Gestores a instancias del Responsable de la aplicación de gestión patrimonial.

El Responsable de la aplicación de gestión patrimonial establece, a lo largo del ejercicio, el momento de revisión de los bienes responsabilidad de determinados Servicios Gestores según la importancia de los mismos, el número de movimientos efectuados a lo largo del período o la propia gestión de estos Servicios Gestores.

Se debe realizar una revisión total del inventario del Cabildo de Fuerteventura con una periodicidad de cuatro años, pero es el Responsable de la aplicación de gestión patrimonial quien decide qué Servicios Gestores y en qué momento deben proceder a la revisión de los bienes que estén bajo su responsabilidad.

Los procedimientos de revisión no han de coincidir con los períodos de cierre de ejercicio, con el fin de realizarlos de una manera ágil y eficaz.

En el caso de que un Servicio Gestor, fuera de los procesos de revisión, detecte un bien que no tenga reflejo en el inventario del sistema de gestión patrimonial, debe seguir los pasos contemplados en el procedimiento P.5.000 de ‘Adquisición de bienes sin contraprestación económica’ con el tipo de adquisición ‘Investigación física o comprobación de inventario’.

Fases

Las fases establecidas para este tipo de procedimiento son:

23.100. Emisión y distribución de documentación.
23.200. Revisión de localizaciones físicas por Servicio Gestor.
23.300. Revisión de Bienes por Servicio Gestor.
23.400. Cierre Revisión de Bienes por Patrimonio.

Descripción del procedimiento

A continuación se detalla de forma gráfica el flujo del procedimiento:

P.23.000 REVISIÓN PERIÓDICA DE BIENES	(Pág. 1)

Responsable de la aplicación de  gestión patrimonial	Servicio Gestor

23.100

Fase. Emisión y distribución de documentación
Inicio

Emite listado de Bienes por Servicio Gestor

Emite listado de Localizaciones Físicas

Elabora Normas de Revisión

Elabora documento de Normas en procesador de textos, fijando la metodología así como  el  plazo del Servicio Gestor para la realización de la  revisión de localizaciones físicas y bienes.

Normas de revisión

Firma (F1)

Localizaciones

Normas de

Distribuye a cada SG

Localizaciones Listado de

Normas de

Físicas

Listado de Bienes

revisión
(F1)

Físicas

Bienes

revisión
(F1)

Pág.2

P.23.000 REVISIÓN PERIÓDICA DE BIENES	(Pág. 2)

Servicio Gestor

23.200

Pág.1

Fase. Revisión de Localizaciones Físicas por SG

Localizaciones Físicas

SI, Revisar la siguiente

Revisión de Localizaciones Físicas del SG

¿Está la LF en el listado y existe?

NO

¿Está la LF en el	SI
listado y no existe?

NO	Anotar ‘BAJA’
en el Listado

Anotar ‘ALTA’ y los datos en el Listado

Localizaciones Fís.
(Altas y Bajas)

Firma Jefe SG (F1)

Localizaciones Fís.
(Altas y Bajas) (F1)

Pág.3

P.23.000 REVISIÓN PERIÓDICA DE BIENES	(Pág. 3)	
23.300	Servicio Gestor	
	
Pág.2
Fase. Revisión de Bienes por SG	

Listado de Bienes
 		1

La  revisión  de  Bienes  se  realiza  de  todos  sus  datos		Revisión modificando en el listado aquellos incorrectos.	de Bienes
¿Bien	 			 		Marca la casilla ‘SI’ en el	 	                                       encontrado en listado y			SI				listado de Bienes			1
localización física?

NO

¿Bien	Marca la casilla ‘SI’ y
encontrado en listado y en	SI	anota al lado la nueva	1
otra localización física?	Localización Física

NO

¿Bien	 			 		Marca la casilla ‘NO’ en	 	                                    encontrado en listado y no			SI				el listado de Bienes			1
encontrado en SG?

NO

¿Bien	Revisión rápida del listado por si  ES
no encontrado en listado y	SI	alguno de los marcados en la  casilla
encontrado en el SG?	‘NO’

NO	SI	¿ES?	NO

Tacha la casilla ‘NO’,	Incluye en el campo
1	Marca la casilla ‘SI’  y	de ‘Observaciones’
anota  la nueva	nuevo bien con
Localización Física	Etiqueta

Pág.4	1	

P.23.000 REVISIÓN PERIÓDICA DE BIENES	(Pág. 4)

Servicio Gestor	Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

Pág.3

Listado de Bienes
(Revisado)

Firma Jefe SG (F1)

Localizaciones Fís.
(Altas y Bajas) (F1)

Listado de Bienes
(Revisado) (F1)

Envía

Localizaciones Fís.
(Altas y Bajas) (F1)

Listado de Bienes
(Revisado) (F1)

23.400

Fase. Cierre de Revisión por Patrimonio

Actualiza Localizaciones Físicas

1/3

NO, devuelve al SG

¿Correcto?

SI

P.21.000
Traslado con cambio SG

P.6.000 Baja Sin contraprestación
económica

P.5.000 Adq. Sin contraprestación
económica

El Responsable de la aplicación de gestión patrimonial insta al Servicio  Gestor  al procedimiento que corresponda y los tramita de acuerdo con los procedimientos recogidos en este Manual de Normas y Procedimientos

Fin

Competencias y responsabilidades

Las responsabilidades y competencias de cada uno de los intervinientes en este procedimiento son las siguientes:

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

En la fase de Emisión y distribución de documentación:

Emite Informe de Localizaciones Físicas en la aplicación informática de gestión de patrimonio.
Emite Informe de Bienes para revisión periódica por Servicio Gestor desde la aplicación informática de gestión de patrimonio.
Elabora documento de Normas en procesador de textos, fijando la metodología así como el plazo del Servicio Gestor para la realización de la revisión de localizaciones físicas y bienes.
Envía toda la documentación referida a cada Servicio Gestor: Informe de bienes, Informe de localizaciones físicas y Normas de revisión.

En la fase de Cierre de Revisión de Bienes por Patrimonio:

Actualiza las nuevas localizaciones físicas según el Informe de localizaciones físicas enviado por cada Servicio Gestor.
Recibe Informe de Bienes ya revisados de cada Servicio Gestor.
Revisa la documentación. Si no es correcta la devuelve al Servicio Gestor para su subsanación.
Una vez analizada la información enviada, insta al Servicio Gestor a que inicie el procedimiento de alta, baja, o traslado que corresponda, según los procedimientos establecidos en este Manual de Normas y Procedimientos, remitiendo al Responsable de la aplicación de gestión patrimonial los documentos en propuesta que corresponda.

Servicio Gestor

En la fase de Emisión y distribución de documentación:

Recibe del Responsable de la aplicación de gestión patrimonial: Informe de bienes, Informe de localizaciones físicas y Normas.

En la fase de Revisión de Localizaciones Físicas por el Servicio Gestor:

Revisa el Informe de localizaciones físicas eliminando aquellas que hayan desaparecido y proponiendo la creación de aquellas que son nuevas.

Envía Informe de localizaciones físicas revisado al Responsable de la aplicación de gestión patrimonial.

En la fase de Revisión de Bienes por Servicio Gestor:

La revisión de los bienes se inicia en un edificio – planta, comenzando por el espacio de una esquina y finalizando por el espacio de la esquina opuesta.

No se debe comenzar el siguiente espacio o zona hasta no haber finalizado el anterior.

En el caso de participar varias personas en el proceso de revisión, se aconseja una división clara previa de los espacios físicos de los que cada persona es responsable.

Realiza la revisión de bienes de acuerdo a la metodología propuesta.
En el caso de bienes gestionados por cantidad, contará en cada uno de los espacios revisados el número total de bienes encontrados, incluyendo al final del informe de revisión la suma total de ellos.
Incluye en el listado todas las incidencias encontradas:
A los bienes encontrados en el listado y en la localización física los marca con un ‘SI’.
A los bienes encontrados en el listado y en otra localización física los marca con un ‘SI’ anotando
la nueva localización.
A los bienes del listado no encontrados en la revisión efectuada los marca con un ‘NO’.
o Con los bienes no encontrados en el listado pero encontrados con etiqueta, revisa en otras localizaciones físicas, los no revisados y los marcados con un ‘NO’. En caso de que lo encuentre, cambia a ‘SI’ anotando nueva localización. En caso de que no los encuentre, marca ‘NO’.
Con los bienes no etiquetados y no encontrados en el listado, revisa en otras localizaciones físicas, los no revisados y los marcados con un ‘NO’. En caso de que lo encuentre, cambia a ‘SI’ anotando nueva localización. En caso de que no los encuentre, marca ‘NO’.
Envía al Responsable de la aplicación de gestión patrimonial: Informe de bienes e Informe de localizaciones físicas revisados.

Documentación generada

En este procedimiento se generan los siguientes documentos:

Informe de Bienes generado por la aplicación informática de gestión de patrimonio.
Informe de Localizaciones físicas generado por la aplicación informática de gestión de patrimonio.
Normas elaborado en procesador de textos Word.

P.25.000 PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Objeto y alcance del procedimiento

El procedimiento de “Actualización del Manual de Normas y Procedimientos” tiene como objeto la actualización de los criterios empleados en la gestión de patrimonio para posibilitar la actualización y adaptación de los mismos a las necesidades continuas del Cabildo de Fuerteventura en cada momento

Este procedimiento es realizado por el Responsable de la aplicación de gestión patrimonial en colaboración con los distintos Servicios Gestores.

Fases

Las fases establecidas para este tipo de procedimiento son:

25.100: Comunicación de los posibles cambios.
25.200: Estudio de la información.
25.300: Actualización.
25.400: Comunicación de los cambios realizados.

Descripción del procedimiento

Aunque el Responsable de la aplicación de gestión patrimonial cuenta con la colaboración de los Servicios Gestores, en este procedimiento son responsabilidad del primero todas y cada una de las acciones a realizar. Estas acciones se detallan a continuación por fases:
En la fase de Comunicación de los posibles cambios:

Cuando un Servicio Gestor detecta una nueva necesidad en la gestión de patrimonio existente en el Cabildo de Fuerteventura, lo comunica al Responsable de la aplicación de gestión patrimonial.

Los cambios que conllevan actualización de la información pueden ser, entre otros, los siguientes:
Desarrollo de una nueva Clasificación
Inclusión de un bien en una Clasificación como:
Bien Objeto de Inventario
Bienes no gestionados en la Clasificación
Desarrollo de nuevos procedimientos y operaciones.

Para los casos de desarrollo de una Clasificación, procedimiento u operación patrimonial, el Responsable de la aplicación de gestión patrimonial lo desarrolla con el apoyo de Contabilidad.

En la fase de Estudio de la información:

Ante cualquier propuesta de cambio sugerida, el Responsable de la aplicación de gestión patrimonial procede a su análisis y, tramitación para su aprobación ante el Órgano Competente.

En la fase de Aprobación de la modificación del Manual:

El Responsable de la aplicación de gestión patrimonial presenta al Órgano Competente la modificación para su aprobación.

En la fase de Actualización:

Con los cambios aprobados, el Responsable de la aplicación de gestión patrimonial procede a realizar la modificación necesaria de los documentos siguiendo las normas de actualización contenidas en el capítulo 1 de cada documento.

Asimismo, actualiza la información contenida en la aplicación informática de gestión de patrimonio, si procede, según el cambio.

En la fase de Comunicación de los cambios realizados:

El Responsable de la aplicación de gestión patrimonial comunica a los distintos Servicios Gestores los cambios realizados, remitiéndoles las modificaciones necesarias para su conocimiento.

Este procedimiento se ha de realizar con la periodicidad necesaria para atender los cambios sugeridos pero intentando concentrar en lo posible las necesidades planteadas por los Servicios Gestores ofreciendo soluciones consensuadas.

Por último, el Responsable de la aplicación de gestión patrimonial procede al archivo de la documentación generada en este procedimiento.

P.26.000 PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTACIÓN DE BIENES INMUEBLES

Objeto y alcance del procedimiento

El procedimiento de ‘Documentación de Bienes Inmuebles’ tiene como objetivo la definición de todas las tareas y acciones a realizar para completar la documentación existente en el Inventario de la Entidad en los bienes Inmuebles.

Fases

Las fases establecidas para este tipo de procedimiento son:

26.100: Completar documentación.
26.200: Completar actuaciones.

Descripción del procedimiento

A continuación se detalla de forma gráfica el flujo del procedimiento:

P.26.000 DOCUMENTACIÓN BIENES INMUEBLES	(Pág. 1)	
26.100	Responsable de la aplicación de gestión patrimonial	
	
Fase. Completar documentación	
	Inicio

¿Posee toda la documentación técnica del bien?

En el caso de que esta información esté disponible
NO	en los Departamentos Técnicos del  Cabildo  se pondrá en contacto con ellos para recopilarla.

Entre la documentación a recabar se encuentra:
Recaba	- Fotografías.
documentos	- Levantamiento topográfico.
pendientes	- Planos de situación y planos definitivos de cada planta, en su caso.
Planos de emplazamiento.
Escritura, en el caso de declaración de obra nueva.
Licencias.
Certificado técnico descriptivo de la edificación.
SI

Documentación Técnica, Planos, …, etc.

Escanea

Documentación Técnica
Planos

Asocia al Bien

Pág.2	

P.26.000 DOCUMENTACIÓN BIENES INMUEBLES	(Pág. 2)

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

26.200

Pág.1	Fase. Completar actuaciones

¿Requiere nueva actuación en el
Registro de la Propiedad?	SI

NO	Regulariza
situación

¿Requiere actuación en el
Catastro?	SI

NO

Regulariza situación

Fin

Competencias y responsabilidades

Las responsabilidades y competencias de cada uno de los intervinientes en este procedimiento son las siguientes:

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

En la fase de Completar documentación:

Comprueba que posee toda la documentación de los bienes de acuerdo a la normativa vigente, recabando si fuera necesario los documentos pendientes. En el caso de que esta documentación esté disponible en los Departamentos Técnicos del Cabildo, se pondrá en contacto con ellos para recopilarla.
Entre la documentación a recabar se encuentra:
Fotografías.
Levantamiento topográfico.
Planos de situación y planos definitivos de cada planta, en su caso.
Planos de emplazamiento.
Licencias.
Certificado técnico descriptivo de la edificación.
Escanea la documentación existente y la asocia a los bienes en la aplicación informática de patrimonio.
Archiva la documentación generada por el procedimiento.

En la fase de Completar actuaciones:

Comprueba si es necesaria alguna actuación adicional sobre los bienes en el Registro de la Propiedad y en el Catastro, regularizando su situación si fuera necesario.

Documentación generada

En este Procedimiento se generan los siguientes documentos:

Documentación técnica, fotografías y planos.
Escritura.

P.27.000 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ACTIVACIÓN

Objeto y alcance del procedimiento

El procedimiento de “Control de activación” tiene como objeto definir y establecer los procesos de control
necesarios para el seguimiento de la Obra en Curso y de los Proyectos de Inversión.

La gestión se realiza de manera descentralizada por parte de Contabilidad, estableciéndose este procedimiento como un sistema de control interno.

Descripción del procedimiento

A continuación se detalla de forma gráfica el flujo del procedimiento:

P.27.000 CONTROL DE ACTIVACIÓN	(Pág. 1)

Contabilidad	Servicio Gestor

Inicio

Comprueba Proyecto de Inversión

Previamente al cierre del ejercicio, Contabilidad   procede   al  estudio
de   los   Proyectos   de    Inversión
asociados a Patrimonio.

¿Existe saldo pendiente de activar?
SI

Contacta con SG para resolución de esta incidencia

Contacta con SG para resolución de esta incidencia

Esta comunicación se realiza mediante correo electrónico. En el caso de no ser posible, se remitirá un oficio

NO

Cierre Proyecto de Inversión

Proyecto de Inversión cerrado

Fin

Competencias y responsabilidades

Las responsabilidades y competencias de cada uno de los intervinientes en este procedimiento son las siguientes:

Contabilidad

Previamente al cierre del ejercicio procede al estudio de los Proyectos de Inversión asociados a Patrimonio.
Para los proyectos que encuentre con saldo pendiente de activar contacta con el Servicio Gestor para solucionar la incidencia. Esta comunicación se realizará mediante un correo electrónico. En caso de no ser posible, mediante oficio.
En los proyectos que no tengan saldo pendiente de activar procede a su cierre en la aplicación informática contable.

Servicio Gestor

Subsana las deficiencias trasladas por Contabilidad.

P.28.000 PROCEDIMIENTO DE CIERRE DEL EJERCICIO

Objeto y alcance del procedimiento

El procedimiento de cierre de ejercicio tiene como objetivo la definición de todas las tareas y responsabilidades para la realización del cierre de año en curso y apertura del nuevo ejercicio.

El cierre del ejercicio, en la aplicación informática de gestión de patrimonio, se realiza por parte del Responsable de la aplicación de gestión patrimonial.

Fases

Las fases establecidas para este tipo de procedimiento son:

28.100: Revisión e inspección del inventario.
28.200: Baja de inversiones generales.
28.300: Conciliación.
28.400: Obtención del inventario.
28.500: Aprobación del inventario.
28.600: Cierre del ejercicio.

Descripción del procedimiento

A continuación se detalla de forma gráfica el flujo del procedimiento:

P.28.000 CIERRE DEL EJERCICIO	(Pág. 1)

Responsable de la aplicación de  gestión patrimonial	Contabilidad

28.100

Fase. Rectificación del Inventario
Inicio
NO

¿Finalizada Revisión de inventario?

SI

Bienes en Registro

Operaciones en     Propuesta

Revisa bienes en Registro

Revisa Propuestas no validadas patrimonialmente

28.200

Fase. Baja de Inversiones Generales

Consulta bienes Inversión Gral.

Baja de Bienes de IG

Procede a la Baja de los bienes gestionados como
‘Inversión General’ que están totalmente amortizados

     

Baja Patrimonio (VP)

Asiento (Propuesta)

Baja de Bienes
(VP)

Firma (F1)

Baja de Bienes
(VP)
(F1)

Asiento Contable
(Propuesta)

Envía

Baja de Bienes
(VP)
(F1)

Asiento Contable
(Propuesta)

Pág.2

P.28.000 CIERRE DEL EJERCICIO	(Pág. 2)
Contabilidad	Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

Pág.1

    	Asiento
 		(Propuesta)

Baja de Bienes
(VP)
(F1)

Asiento Contable
(Propuesta)

Contabiliza

Firma (F2)

Firma (F1)

Baja Patrimonio (VC)

Asiento

Baja de Bienes
(VC) (F1, F2)

Asiento Contable (Contabilizado) (F1)

Pág.3

P.28.000 CIERRE DEL EJERCICIO	(Pág. 3)

Contabilidad

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

28.300

Pág.2

Fase. Conciliación

Consulta Saldos Cuentas Inmovilizado

Emite Resúmenes Económicos

Saldos Cuentas de Inmovilizado

Resumen por Cuenta Contable

Resumen por Clasificación

Revisión conjunta

¿Coinciden?

NO

Regulariza situación

SI

28.400

Regulariza situación

Fase. Obtención Inventario

Emite Rectificación de Inventario

Rectificación de Inventario

Pág.4

P.28.000 CIERRE DEL EJERCICIO	(Pág. 3)

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

Órgano Competente

Contabilidad

28.500

Pág.3

Fase. Aprobación del Inventario

Rectificación de Inventario

Envía

Rectificación de Inventario

Aprueba

    	Envía	  

28.600

Rectificación de Inventario (Aprobada)

Rectificación de Inventario (Aprobada)

Fase. Cierre del ejercicio

Comunica aprobación Inventario

Comunica aprobación Inventario

Esta comunicación se realiza mediante correo electrónico. En caso de no ser posible, se remitirá un oficio.

Cierre del Ejercicio	Cierre del Ejercicio

Fin

Competencias y responsabilidades

Las responsabilidades y competencias de cada uno de los intervinientes en este procedimiento son las siguientes:

Responsable de la aplicación de gestión patrimonial

En la fase de Rectificación del inventario:

Como paso previo al procedimiento de “Cierre de ejercicio”, el Responsable de la aplicación de gestión patrimonial ha de finalizar los procesos de revisión de los bienes de los Servicios Gestores que considere necesario. Para ello utiliza el procedimiento de “Revisión periódica de Bienes”, detallado en este Manual, con el fin de conseguir una imagen fiel del inventario con la realidad patrimonial del Cabildo de Fuerteventura.

Así mismo, previo al cierre del ejercicio, el Responsable de la aplicación de gestión patrimonial realiza las siguientes revisiones:
Operaciones Propuestas no Validadas Patrimonialmente.
Bienes en situación de Registro no incorporados a una Propuesta de Operación.

En la fase de Baja de Inversiones generales:

Con motivo de la revisión del inventario consulta los bienes gestionados a través de ‘Inversión general’ que se encuentran completamente amortizados y, los da de baja patrimonialmente en el sistema de gestión de patrimonio emitiendo el documento ‘Baja de Bienes’.
Firma el documento de ‘Baja de Bienes’ como conformidad de la operación patrimonial realizada
archivando uno de ellos.
Envía el documento ‘Baja de Bienes’ validado patrimonialmente junto con el documento Asiento
Contable propuesto a Contabilidad.

En la fase de Conciliación:

Emite, de la aplicación informática de patrimonio, resúmenes por Cuenta de Inmovilizado y por Clasificación.
Revisa conjuntamente con Contabilidad los totales por cuentas.
En caso de existir alguna incidencia o error subsana.

En la fase de Obtención del inventario:

Una vez finalizada la revisión del inventario procede a la tramitación del Expediente de rectificación de Inventario. Para ello se apoya en la aplicación informática de gestión de patrimonio.

El Expediente de rectificación a emitir como cierre del ejercicio debe constar de listados de altas, bajas y modificaciones de bienes a fecha 31/12.

En la fase de Aprobación del inventario:

Presenta al Órgano Competente el Expediente de rectificación de Inventario para su aprobación.

En la fase de Cierre del Ejercicio:

Como punto final del procedimiento y una vez ha sido aprobado el Expediente de rectificación de Inventario, el Responsable de la aplicación de gestión patrimonial procede al cierre del ejercicio en la aplicación informática de gestión de patrimonio.

Contabilidad

En la fase de Baja de Inversiones generales:

Recibe del Responsable de la aplicación de gestión patrimonial el documento de Asiento Contable
propuesto y el documento ‘Baja de Bienes’ validado patrimonialmente.
Contabiliza el asiento propuesto por la aplicación informática de gestión de patrimonio en la aplicación informática contable.
Firma el documento ‘Asiento Contable’ contabilizado.

En la fase de Conciliación:

Consulta, de la aplicación informática de contabilidad los saldos de las cuentas de Inmovilizado y Patrimonio.
Comprueba conjuntamente con el Responsable de la aplicación de gestión patrimonial.
En el caso de que el saldo de alguna cuenta no coincida resuelve la incidencia conjuntamente con el Responsable de la aplicación de gestión patrimonial.

En la fase de Cierre del ejercicio:

Con fecha que proceda, cierra el ejercicio en la aplicación informática de gestión contable.

Órgano Competente

En la fase de Aprobación del inventario:

Aprueba el inventario recibido. En caso de no aprobación, traslada su decisión al Responsable de la aplicación de gestión patrimonial para su subsanación.

Documentación generada

Listados de Rectificación del Inventario de bienes a fecha 31/12.
Documento Baja de Bienes, generado por la aplicación informática de gestión de patrimonio.